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PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER CONVENIOS NACIONALES E. INTERNACIONALES. PROCESO RELACIONES INTERINSTUCIONALES DE INTERCAMBIO ACADÉMICO. Código : PRE.01. Página 4 de 13. Versión : 11. CONSIDERACIONES. Disposiciones de un Convenio Marco de Cooperación: 1).
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PROCESO RELACIONES PROCESO INTERINSTUCIONALES RELACIONES EXTERIORES DE INTERCAMBIO ACADÉMICO

PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER CONVENIOS NACIONALES E INTERNACIONALES Revisó: Director de Relaciones Exteriores.

Aprobó: Rector

Código : PRE.01 Versión : 11

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Fecha de aprobación: Diciembre 4 de 2007 Resolución N° 1862

OBJETIVO

ALCANCE

Determinar las actividades que conduzcan al establecimiento de convenios marco de cooperación, doble titulación, cotitulación o intercambio con instituciones a nivel nacional o internacional.

Aplica a todas las propuestas de nuevos convenios de marco de cooperación específicos de Intercambio, doble titulación y cotitulación

NORMATIVIDAD

     

Resolución 2280 de 2015 Proyecto Institucional. Acuerdo Consejo Superior No 015 de 2000, numerales 2.10 y 3.10. Política de Relaciones Exteriores. Acuerdo Consejo Superior 034 de 2009. Acuerdo Consejo Superior 034 de 2015. Título 3, capítulo II. Acuerdo Consejo Superior 050 de 2015. Art. 2 Definiciones. Art. 17 Numeral 3. Art. 23, 24 y 25. Resolución 2279 de 2015.

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS ACREDITACIÓN INSTITUCIONAL: La acreditación es un reconocimiento por parte del Estado a universidades e instituciones de educación superior que han demostrado un compromiso con la mejora continua de la calidad académica, pues evalúa la calidad de la institución en relación al cumplimiento de sus fines misionales y el proyecto institucional. Es un proceso adoptado internacionalmente como parte del sistema de mejoramiento de la Educación Superior .

ACREDITACIÓN POR PROGRAMAS: Es el reconocimiento por parte del Estado a nivel de programas académicos específicos , respecto de su calidad académica. La acreditación por programas permite la comparación entre la formación que se imparte con la que reconocen como válida y deseab le los pares académicos. ADENDA: Instrumento mediante el cual la universidad puede explicar, aclarar, modificar o ajustar las condiciones del convenio.

COMITÉ COORDINADOR DEL CONVENIO: Comité establecido en el convenio debe supervisar el cabal cumplimiento de las obligaciones de las partes, estimular el desarrollo del objeto, analizar las propuestas de las partes para suscribir convenios específicos de cooperación conjunta y analizar los resultados de la ejecución del convenio. Estará integrado mínimo por un representante designado por cada institución co operante.

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DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

CONVENIO ESPECÍFICO (sin cuantía): El Convenio Especifico se suscribe para desarrollar programas o proyectos en los que las partes establecen compromisos precisos de cooperación; estos acuerdos generalmente se derivan de convenios marco previamente existentes, es decir que pueden llegar a ser el desarrollo o la operación de un convenio marco, sin perjuicio de que puedan celebrarse en ausencia de este, cuando haya la necesidad de desarrollar una actividad específica en un tiempo determinado y los aportes de las partes estén representados en recursos no desembolsables, como talento humano, sin perjuicio de que los mismos puedan ser cuantificados para efectos de la distribución de los resultados de la cooperación que haya lugar. Resolución 2279 de 2015.

CONVENIO MARCO DE COOPERACIÓN ACADÉMICA Y/O INTERINSTITUCIONAL: Acuerdo de voluntades suscrito entre dos o más instituciones, en el que se establecen compromisos e intenciones para desarrollar en forma planificada actividades de cooperación mutua . Es principio de una relación de cooperación que involucra todas las áreas del conocimiento disponibles en las instituciones parte . Convenio que propone intenciones generales y deja abierta la posibilidad de desarrollar actividades de cooperación escencialmente de tipo académico entre las instituciones cooperantes. (Son convenios marco, los que definen políticas de cooperación sin comprometer específicamente recursos económicos desembolsables de la universidad . Asimismo, estos convenios no contienen obligaciones sustanciales específicas a cargo de las partes y para su ejecución se requiere de la firma posterior de convenios específicos u otra modalidad de negoci o jurídico). Resolución 2279 de 2015 GESTOR DEL CONVENIO EN LA UIS: Servidor de planta de la Universidad adscrito a la UAA Responsable que haya promovido el convenio . El Responsable institucional tendrá a su cargo la ejecución y seguimiento del convenio quien deberá estar adscrito a la UAA que haya promovido o tenga a su cargo la ejecución y seguimiento del mismo. INSTITUCIÓN COOPERANTE: Es toda aquella entidad, organismo, institución universitaria, o de investigación de naturaleza pública o privada, nacional o internacional que contrae compromisos, derechos y obligaciones en virtud de la celebración de un convenio con la UIS. INSTITUCIÓN PAR O COOPERANTE: Persona Jurídica Pública o privada reconocida por la UIS como igual o semejante en cuanto a las funciones y al nivel de excelencia académica. Una institución es par por cuanto puede ser reconocida por los miembros de la comunidad como uno de los suyos . La calidad de par académico institucional se denota con base en la productividad científica , académica, cultural, la organización institucional, el reconocimiento de la comunidad académica o universitaria, la acreditación institucional y demás características pertinentes que pudiera tener la institución cooperante que consoliden un fundamento para establecer un convenio de cooperación con la Universidad.

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CONSIDERACIONES

OTROSÍ: Figura mediante la cual las instituciones cooperantes, de común acuerdo y dentro de la vigencia del convenio, pueden introducir cambios a la duración o términos del convenio suscrito, excepto al objeto. De conformidad con el principio de planeación de los convenios, deben estar suficientemente justificadas como necesarias. RELEXT: Oficina de Relaciones Exteriores de la UIS.

UNIDAD ACADÉMICO ADMINISTRATIVA GESTORA: Es la unidad académica o administrativa de la Universidad que promueve la suscripción de un convenio de cooperación, y a la cual está adscrito el gestor del convenio en la UIS. VIE: Vicerrectoría de Investigación y Extensión

Dimensiones y ámbito de acción:

     

Movilidad de personas (profesores y/o estudiantes) Intercambio de conocimientos y servicios Participación del personal (Estudiantes, profesores y/o personal administrativo) en actividades de asesoría, investigación y docencia. Diálogo intercultural. Integración curricular. Desarrollo institucional.

NOTAS:  La propuesta de convenio presentada por el gestor del Convenio en la UIS se avala mediante el documento del Consejo de Escuela, Facultad o Académico, según corresponda (Ver Anexo de la Resolución 2279 de 2015)  Se debe adjuntar al proceso el formato FRI.05  Las minutas de convenio aprobadas por la Oficina Jurídica se dispondrán en la Página Web institucional.

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CONSIDERACIONES

Disposiciones Convenio Especifico de Cooperación:

Disposiciones de un Convenio Marco de Cooperación: 1). Identificación de las Partes. 2). Objeto 3). Obligaciones de las partes. 4). Comité Responsable de la evaluación y coordinación del convenio . 5). Término de duración del convenio. 6). Circunstancias o situaciones que dan lugar a la terminación del convenio . 7). Forma y términos para la liquidación del convenio, si a ello hubiere lugar. 8). Regulación de la cesión del convenio. 9). Resolución de conflictos. 10). Ausencia de vinculo laboral con la UIS, la naturaleza del convenio debe ser eminentemente académica. 11). Propiedad Intelectual (si la hay). 12). Condiciones para la renovación del convenio.







Si el Convenio Especifico se va a suscribir durante la vigencia de un Convenio Marco, se entiende que el Convenio Específico de cooperación no contraría las disposiciones del contenido del Convenio ya suscrito y vigente. El Convenio Especifico debe incluir lo siguiente: -Detallar las actividades que se van a realizar. -Disposiciones relativas a los compromisos generados por el intercambio de información, servicios y otros, en detalle para el desarrollo de actividades puntuales del Convenio. -Comité coordinador del Convenio, responsabilidades adquiridas y datos de ubicación. Si se proyecta suscribir únicamente un Convenio Especifico, deben tenerse en cuenta las cláusulas previstas para el convenio marco y a su vez las disposiciones del convenio Especifico enunciadas anteriormente.

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Inicio/Fin

Dec isión

Actividad

Documento

Procesamiento en S.F. o intranet

Procedimiento predefinido

DESCRIPCIÓN

DIAGRAMA DE FLUJO

Versión : 11 Página 5 de 13

Conector

TIEMPO ESTIMADO

RESPONSABLE

1 Jornada

Profesional de Convenios RELEXT

Conector de página

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

INICIO

1. Informa procedimiento para la suscripción de convenios

1. Informa los requerimientos para iniciar el proceso de suscripción de convenios de acuerdo a su naturaleza (Formatos que se deben diligenciar).

Minuta del convenio

Nota: Ver Consideraciones Generales dependiendo de la naturaleza del convenio. 2. Diligencia modelo de Convenio

Hoja de vida del convenio FRI.05

Si

¿Minuta de Convenio UIS?

3.a. Envía convenio a la Institución Cooperante

10 - 20 Jornadas

Gestor del Convenio ante la UIS y la Institución Cooperante

FRI.05 Hoja de vida del convenio Minuta del convenio

No

3.b. Envía convenio a previo jurídico

4. Analiza modelo de convenio

2. Diligencia modelo de Convenio, la Hoja de vida del convenio y envía a RELEXT.

FRI.05 Hoja de vida del convenio

3.a. Envía la minuta de convenio UIS a la Institución Cooperante para su revisión. 3.b. De lo contrario, se envía la minuta de convenio propuesta por la institución cooperante a la Oficina Jurídica para revisión y concepto.

4. Analiza la propuesta de convenio según modelo proporcionado.

1

1Jornada: 1 día hábil

½ Jornada: ½ día hábil

1 Jornada

Profesional de Convenios RELEXT Gestor del Convenio en la UIS

Minuta del convenio

10 - 20 Jornadas

Oficina Jurídica Institución Coopertante

Propuesta de Convenio

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DIAGRAMA DE FLUJO

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TIEMPO ESTIMADO

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

20 Jornadas

Profesional de Convenios RELEXT

Minuta del convenio

1 Jornada

Profesional de Convenios RELEXT

1

No

¿Solicita modificaciones?

Si

5. Si la Oficina Jurídica de la Institución Cooperante solicita ajustes a la minuta, realiza los ajustes pertinentes. Dejando claras las disposiciones reglamentarias de la UIS.

5. Realiza los ajustes Pertinentes y verifica información

6. Envía modelo del convenio y Formato al Gestor

6. Envía minuta del convenio y el Formato Hoja de vida del convenio FRI.05 al Gestor de la Unidad para su respectivo aval.

FRI.05 Hoja de vida del convenio Minuta del convenio

Convenio

Formato Hoja de Vida

7. Avala el convenio y envía documentos a RELEXT.

7. Avala el convenio y envía documentos a RELEXT

8. Verifica aprobación y documentos, se envía a Director de Escuela Consejo de Escuela o Consejo de Facultad para su aval

2 Jornadas

Gestor

Nota: El aval se efectúa mediante firma de la hoja de vida. FRI.05

FRI.05 Hoja de vida del convenio Minuta del convenio

A

Pág.7

8. Verifica la información y solicita las actuaciones previas del proceso de planeación correspondiente a la modalidad de convenio que se proyecta suscribir.

10 Jornadas

Profesional de Convenios RELEXT

FRI.05 Hoja de vida del convenio Minuta del convenio

2

1Jornada: 1 día hábil

½ Jornada: ½ día hábil

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DIAGRAMA DE FLUJO

TIEMPO ESTIMADO

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RESPONSABLE

2

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

FRI.05 Hoja de vida del convenio 9. Analiza la propuesta del convenio para determinar el cumplimiento de los requerimientos y verifica que se hayan realizado las actuaciones del proceso de planeación.

9. Analiza el modelo de convenio y verifica aprobación de las instancias

10. Solicita aval a la Dirección de Relaciones Exteriores

10. Solicita aval a la Dirección de Relaciones Exteriores

5 Jornadas Profesional Convenios RELEXT

1 Jornada

Dirección RELEXT

Minuta del convenio

FRI.05 Hoja de vida del convenio Minuta del convenio

¿ Es un Convenio Marco ?

No

B

Si

Pág.9

11. Envía a Secretaría para agendar en el Consejo Académico

Memo o carta de solicitud

A

11. Envía documentos de la Propuesta y la Hoja de Vida del convenio al Consejo Académico para su concepto, Consejo de Escuela o Consejo de Facultad según su naturaleza y beneficiados para su análisis y aprobación.

Nota: Los convenios de doble diploma y los marco de cooperación académica siempre van al Consejo Académico.

Formato Hoja de Vida

Resumen académico de la propuesta Minuta del convenio

3

1Jornada: 1 día hábil

½ Jornada: ½ día hábil

1 Jornada

Profesional convenios RELEXT

FRI.05 Hoja de vida del convenio

Minuta del convenio

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DIAGRAMA DE FLUJO

TIEMPO ESTIMADO

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RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Rectoral 2279 de

3

12. Analiza el modelo de convenio

Si

12. Analiza los convenios marco de cooperación académica, para efectos de emitir el concepto previo de que trata el artículo 3° de la Resolución 2279 de 2015.

10 Jornadas

Consejo Académico

13. Notifica a Relaciones Exteriores la negación

5 Jornadas

Consejo Académico

2 Jornadas

Profesional RELEXT

5 Jornadas

Consejo Académico

5 Jornadas

Profesional convenios RELEXT

2015

¿ Aprobación convenio? No 13. Notifica a Relext la negación

14. Informa al Responsable la decisión del consejo académico

14. Informa al Responsable del Convenio ante la UIS sobre el concepto del Consejo Académico.

FIN

15. Emite aprobación

Carta Consejo Académico

16. Recibe documentos y revisa

4

15. Emite aprobación de Convenio marco mediante Carta dirigida a Relaciones Exteriores o emite aprobación de Convenio de otorgamiento de título mediante Acuerdo del Consejo Académico.

16. Anexa concepto del Consejo Académico al expediente de la propuesta de convenio. Nota: El enfoque investigativo para el alcance de este proceso corresponde a la participación del personal en actividades formativas de investigación y no corresponde a ejecución conjunta de proyectos de investigación.

1Jornada: 1 día hábil

½ Jornada: ½ día hábil

Resolución

Código : PRE.01

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DIAGRAMA DE FLUJO

TIEMPO ESTIMADO

Versión : 11

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RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

4

¿La cooperación involucra o puede generar propiedad intelectual o resultados protegibles?

No

Si 17. Envía documentos del convenio a la VIE cuando la cláusula PI no es UIS memorando

B

17. Envía documentos del convenio a la Vicerrectoría de Investigación y Extensión para su Intervención y concepto.

1 Jornada

Director RELEXT

Nota: Cuando la cláusula de la propuesta de investigación no es UIS.

18. Analiza la propuesta de convenio

18. Analiza la propuesta del convenio para determinar la regla de cooperación en materia de propiedad intelectual y resultados protegibles.

15 Jornadas

Profesional Vicerrector Investigación y Extensión

19. Envía el formato hoja de vida con el aval Hoja de vida firmada

19. Firma aval en el formato hoja de vida del convenio y devuelve el documento a Relaciones Exteriores UIS, con los ajustes sugeridos a la cláusula de propiedad intelectual, si a ello hubiere lugar.

Sujeto a la unidad responsable

Vicerrector de investigación

20. Consolida la minuta del convenio con ajustes

20. Consolida la minuta del convenio con los ajustes sugeridos por la VIE.

1 Jornada

Profesional convenios RELEXT

21. Envía documentos del Convenio y solicita revisión y aval a la Oficina Jurídica.

1 Jornada

Profesional convenios RELEXT

21. Envía documentos del convenio y solicita Revisión y aval jurídico Solicitud de Revisión jurídica

5

1Jornada: 1 día hábil

½ Jornada: ½ día hábil

FRI.05 Hoja de vida del convenio

Propuesta de convenio

FRI.05 Hoja de vida del convenio

Propuesta de convenio

Código : PRE.01

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PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER CONVENIOS NACIONALES E INTERNACIONALES

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TIEMPO ESTIMADO

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

22. Emite concepto jurídico y devuelve la documentación a la Oficina de Relaciones Exteriores, con el concepto jurídico, para que se efectúen los ajustes a que haya lugar a la minuta de convenio que se proyecta suscribir.

Sujeto a la unidad responsable

Asesor Jurídico

FRI.05 Hoja de vida del convenio

23. Remite minuta del convenio ajustada

23. Realiza ajustes a la minuta de convenio y la remite a la institución cooperante para concertar los cambios.

1 jornada

Profesional convenios RELEXT

24. Envía documento del Convenio

24. Envía documentos del Convenio y solicita concepto a la Oficina Jurídica.

1 jornada

Profesional convenios RELEXT

25. Emite aval jurídico a través del visado jurídico al convenio que se proyecta suscribir.

25. Emite aval jurídico a través del visado jurídico al convenio que se proyecta suscribir. Diligencia la Hoja de Vida de Convenio.

1 jornada

Asesor Jurídico

26. Envía hoja de vida y convenio para aprobación y firma del Rector o Delegado según estatuto

26. Envía hoja de vida y Propuesta convenio para ser aprobado y firmado Por el Rector o Delegado según Resolución 2279 de 2014, Acuerdo del Consejo Superior 034 de 2015 y Resolución 2280 de 2015.

1-5 jornadas

DESCRIPCIÓN

DIAGRAMA DE FLUJO

5

Si

¿Hay lugar a observaciones jurídicas?

22. Emite concepto jurídico

No

6

1Jornada: 1 día hábil

½ Jornada: ½ día hábil

Director Relaciones Exteriores

FRI.05 Hoja de vida del convenio Propuesta de convenio

Código : PRE.01

PROCESO RELACIONES EXTERIORES

Versión : 11

PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER CONVENIOS NACIONALES E INTERNACIONALES DESCRIPCIÓN

DIAGRAMA DE FLUJO

Página 11 de 13

TIEMPO ESTIMADO

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

6

27. Entrega documentos firmados por el rector a la oficina RELEXT

27. Entrega documentos firmados por el Rector o su delegado a la oficina de Relaciones Exteriores.

5 Jornadas

Rectoría

Convenio

28. Envía convenios a la Institución Cooperante para aprobación y firma

28. Envía convenio a la Institución Cooperante para las firmas correspondientes, anexando la carta de presentación.

2 Jornadas

Director RELEXT

Carta de presentación

29. Envía el convenio a la UIS

29. Envía el convenio firmado con comunicación interna a Relaciones Exteriores UIS

50 - 90 Jornadas

Institución Cooperante

Minuta de convenio aprobada

30. Recibe convenio firmado

30. Recibe convenio y verifica las firmas correspondientes, aprueba el mismo.

1 Jornada

Profesional RELEXT

Minuta de convenio aprobada

1 Jornada

Profesional convenios RELEXT

Carta de presentación

31. Envía copia del convenio firmado y archiva

31. Digitaliza y envía copia electrónica del convenio firmado con comunicación interna al Responsable de éste ante la UIS, al Decano y a las Vicerrectorías que previamente avalaron la suscripción del mismo. Finalmente Archiva el convenio y divulga su existencia

FIN

1Jornada: 1 día hábil

½ Jornada: ½ día hábil

Minuta de convenio aprobada FRI.05 Hoja de vida del convenio

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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN

FECHA DE APROBACIÓN

01

Diciembre 4 de 2007

Creación del Documento

02

Octubre 21 de 2009

Cambió del nombre del procedimiento, se modifico el objetivo, el alcance, la normatividad, las definiciones y/o abreviaturas, las consideraciones, y las actividades .

03

Febrero 26 de 2010

Cambió el nombre del procedimiento y se modificaron varias partes del documento por división de la hoja de vida de convenio y manejo de archivos.

04

Abril 28 de

2010

DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

Cambió la secuencia del procedimiento, se incluyó primero la instancia a cargo de la Oficina Jurídica y luego la correspondiente al Consejo de Escuela.

Se incluyó después de la actividad N° 7 una decisión relacionada con el tipo de convenio que se esta suscribiendo. Se modificó la instancia de análisis de la propuesta de convenio (Actividad N° 8), de la cual se excluyó al Director de RELEXT, quedando a cargo del Decano y Responsable Institucional.

05

Septiembre 1 de 2010

06

Marzo 15 de 2012

Se cambió la denominación Responsable institucional por Responsable del convenio ante la UIS

07

Mayo 15 de 2014

Se modificó el objetivo, el alcance, la normatividad, las definiciones y/o abreviaturas, las consideraciones, y las actividades de acuerdo a como se realiza el procedimiento actualmente, se cambio la denominación de institución conveniante por Institución Cooperante.

08

Abril 21 de 2015

Se efectuaron las modificaciones de acuerdo con la reglamentación vigente, se cambió la denominación Responsable del convenio ante la UIS por Gestor del convenio ante la UIS . Se actualizó la normatividad del proceso.

09

Noviembre 17 de 2015

Se incluyó lo tiempos estimados para cada actividad. Se mejoró la redacción de las actividades 1,3,4,9,10,15, y se modificó en el diagrama de flujo las actividades 2,21,22,23,24,25 y 27. Se actualizó la normatividad del proceso.

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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN

10

11

FECHA DE APROBACIÓN

Noviembre 24 de 2016

Agosto 04 de 2017

DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Se actualiza reglamento de convenios a Resolución 2279, en la actividad 5 se incluye a la oficina jurídica y se aumenta la duración a 20 jornadas, en la actividad 7 se aumenta de 1 a 2 jornadas, en la actividad 8 se incluye al Director de Escuela en los avales, en la actividad 10 se adicional la frase Relaciones Exteriores, en el cuadro de decisión enseguida se elimina la frase que beneficia a más de una facultad , en la actividad 11 se cambian el documento programa de trabajo por FRI.05, en la actividad 12 se actualiza el reglamento a 2279, en la actividad 13 es modificada la palabra devuelve por notifica a relext, en la actividad 15 se elimina en el documento de acuerdo en la descripción, en la actividad 16 se anexa aprobación al expediente de la propuesta de convenio, en la actividad 17 se adicional avala a través de firma y se modifica el responsable a profesional VIE, este último también se modificó en la actividad 19. en la actividad 20 se adiciona la palabra VIE en responsable, se adiciona en la actividad 21 avala la cláusula de propiedad intelectual y firma el aval en formato hoja de vida (FRI.05), en la actividad 23 se cambia el responsable a Director Relext, en la actividad 26 se elimina en documentos el FRI.05, en la actividad 27 se cambia el responsable a profesional y en el numeral 28 se anexa a los documentos el Modelo de convenio aprobado y el FRI.05 como documentos del expediente. En los ámbitos de acciones se eliminan los egresados de la movilidad de personas, se excluyen las cláusulas para convenios específicos tendientes a la realización de prácticas o pasantías , en la actividad 2 se excluye el programa de trabajo dentro de los documentos presentados, se reemplaza en todo el documento el término Modelo del convenio por Minuta del convenio , se incluye la actividad 3 que verifica si existe una minuta de convenio UIS, se incluye la actividad 8 que verifica la información y solicita actuaciones previas, en el numeral 9 se incluye la verificación de las actuaciones del proceso de planeación, se incluyen las actividades 16,17,18,19, 20, 22, 23, 24 y 25. Se actualiza el cambio de nombre del proceso a Relaciones Exteriores. Se redefine el rol del Gestor de Convenio.