AD RETAIL S.A. Área de Cumplimiento
PROCEDIMIENTO DE DENUNCIAS Tomo 05 – Ley 20.393
miércoles, 06 de mayo de 2015
Procedimiento de Denuncias - Tomo 05 – Ley 20.393
Contenidos 1 OBJETIVO
2
2 ALCANCE
2
3 RESPONSABILIDADES
2
4 PROTECCIÓN A LOS DENUNCIANTES
2
5 DEFINICIONES
3
6 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
6
6.1
Recepción de Denuncias ........................................................................................ 6
6.2
Contenido Mínimo de la Denuncia .......................................................................... 7
6.3
Tratamiento de Denuncias ...................................................................................... 7
6.4
Plazos y Seguimiento de las Consultas y Denuncias .............................................. 9
6.5
Cierre de las Investigaciones .................................................................................. 9
6.6
Denuncias al Sistema Judicial o Autoridades Fiscalizadoras o Supervisoras ......... 9
7 VIGENCIA
11
8 PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIÓN
11
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Procedimiento de Denuncias - Tomo 05 – Ley 20.393
1 OBJETIVO Establecer
un
procedimiento
para
el
análisis
de
l as
denuncias
recibidas a posibles casos, situaciones o prácticas cuestionables en que
no
se
esté
cumpl iendo
lo
establecido
en
el
Modelo
de
Prevención Delitos (MPD).
2 ALCANCE Este procedimiento es de apl icación para todo el personal AD Retail S. A. así como también para todos aquel los terceros que interactúan con la empresa, tales como, proveedores , clientes, contratistas, entre otros, que en adel ante denominaremos como “terceros u otros”.
3 RESPONSABILIDADES El Comité de Directorio en conj unto con el Encargado de Pre vención de Deli tos serán los responsables de la operación del procedimiento de denuncias de la Ley 20.393, así como de la difusión de este procedimiento.
4 PROTECCIÓN A LOS DENUNCIANTES Ninguna instancia (Gerencias de División o Gerenci as de Área), podrá tomar represalias, contra cualquier persona que de buena fe formule una denuncia referente a l os del itos enunciados. Cualquier represalia será motivo de sanción.
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5 DEFINICIONES Canal de d enuncias:
Medi o por el que trabajadores o terceros de AD Retail S.A. , pueden realizar sus denuncias ante violaci ones
a
procedimientos
los y
regl amentos,
demás
normas
pol íticas, internas
y
exte rnas asociadas al Modelo de Prevención de Delitos. El medio oficial utilizado por AD Retail S. A. es un sitio web, mul tiempresa, que funciona como un canal de consultas y denuncias en temas éticos, permi tiendo gestionar y dar segui miento a las consultas
y
denuncias
realizadas
por
los
trabajadores, cli entes, proveedore s y comunidad en
general,
garantizando
la
pri vaci dad
y
el
anonimato de quienes denuncian. Acto ilícito:
Conducta u omi sión contraria o irregul ar respecto de lo estableci do en leyes, códigos, reglamentos, políticas, internas
procedimientos y
externas.
El
y
demás
acto
ilícito
normas podrí a
confi gurar un delito. Denuncia:
Es la puesta en conocimiento de una conducta o situaci ón cuesti onable, inadecuada o aparente incumplimiento de leyes, códigos, reglamentos, políticas,
procedimientos
y
demás
normas
internas y externas ante el ente competen te y designado por la empresa para ello. Denunciante:
Sujeto que mediante los conductos establ ecidos y regulares puede rev el ar o poner en conocimiento violaci ones políticas,
a
leyes,
códi gos,
procedimientos
y
regl amentos,
demás
normas
internas y externas relaci onadas con el Modelo Prevención de Delitos y Ley 20.393.
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Sanción:
Consecuencia o efecto de cometer una infracción asociada
(en aspectos de esta
al
Prevención
incumpli miento de
Delito,
en
del
Modelo
adelante
de
MPD,
y
ley)
cualqui era de sus controles asociados.
Lavado d e activos:
Según l o establ ecido en el A rtí culo 27, Ley N° 19.913. “Cualquier acto tendiente a ocultar o
(en aspectos de esta ley)
disimul ar el origen ilícito de determi nados bi enes, a sabiendas que provienen de la perpetraci ón de delitos
rel acionados
drogas,
con
contraban do,
(pi raterí a),
delito
terrorismo,
el
propiedad
tributari o,
tráfico
tráfico
de
ilícito
intelectual
asociaci ón
armas,
de
ilícita,
promoción
prostituci ón i nfantil, secuestro, cohecho y otros”. Financiamiento al
Según l o establ ecido en el Artícul o 8°, Ley N°
terrorismo:
18.314.
“Persona
cualqui er (en aspectos de esta ley)
medio,
natural
o
solicite,
jurídica, recaude
que o
por
provea
fondos con la finalidad de que se utilicen en la comisión de cualquier delito terrorista, como por ej emplo, apoderarse o atentar contra un medio de transporte público en servicio, atentado contra el Jefe de Estado y otras autorida des, asociación ilícita
con
el
objeto
de
cometer
delitos
terroristas, entre otros”. Cohecho a
Según lo establecido en el Artículo 250 del Código
funcionario p úblico
Penal consiste en: ofrecer o consentir en dar a un
nacio nal :
empl eado público un beneficio económico o de otra naturaleza, en provecho de éste o de un
(en aspectos de esta ley)
tercero, para que realice las si gui entes acci ones u omisiones: •
para ejecutar o por haber ej ecutado un acto propio de su cargo en razón del cual no l e están señalados de rechos
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Procedimiento de Denuncias - Tomo 05 – Ley 20.393 •
para omitir o por haber omitido un acto debido propio de su cargo, o para ejecutar o por haber ejecutado un acto con infracción a l os deberes de su cargo
•
para ejercer i nfluencia
en otro
empleado
públ ico con el fin de obtener de éste una decisión que pueda generar un provecho para un tercero intere sado. Cohecho a
Según lo establecido en el Artículo 251 bis del
funcionario p úblico
Código Penal consiste en: Ofrecer, prometer, dar
extranjero:
o consentir en dar a un funcionario público extranjero, un benefici o económico o de otra
(en aspectos de esta ley)
naturaleza, en provecho de éste o de un tercero, para que el funcionario público reali ce una acción o i ncurra en una omisión con miras a la obtención o
mantención,
para
sí
u
otro,
de
cual qui er
negocio o ventaja indebidos en el ámbito de cualqui er transacción internacional. Tercero s:
Cualquier persona natural o jurídica, que facili ta algún tipo de servi cio profesional o de apoyo a la empresa.
Encargad o de
Funcionari o
interno
que
coordinará
las
Prevenció n de
actividades a desarrol lar, una vez conocida la
Delito s:
denuncia. Además es el responsabl e de respond er a los denunciantes por l a ví a que se presentó el reclamo en los plazos establecidos en el N° 5 del presente
procedi miento.
Es
el
encargado
de
realizar la i nvestigaci ón prelimi nar para ver si corresponde informar al Comité de Directores para dar curso a acciones pertinentes. Comité d e
Es el órgano encargado de res olver en conjunto
Directorio:
con el Encargado de Preve nción de Delitos los
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Procedimiento de Denuncias - Tomo 05 – Ley 20.393 hechos constituti vo s de delitos en los cuales estuviera i nvolucrado A D Retail S.A.
6 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Es
política
de
la
Empresa
y
obligación
de
todos
qui enes
se
desempeñan en ella, aplicar y respetar las medi das que se impartan con el objeto de mantener un ambi ente que prevenga situaciones de incumplimiento al Modelo de Prev ención de Deli tos, como asimismo aplicar y dar respeto a las sanci ones que en estos casos se impongan conforme a la Ley al Reglamento Interno. Para estos efectos, y en cumplimiento al mandato establecido en la Ley N°20.393, se establece el siguiente Procedimiento de Denuncia en
caso
de
existir
trabajadores
que
incumplan
el
Modelo
de
Prevención de Del itos dentro de la Empresa.
6.1
Recepción de Denuncias El denunciante que considere la existencia de una situación irregular respecto d e lo establecido por el Modelo de Preve nción de Delitos y Ley 20.393, podrá denunciar en forma personal o anóni ma
tal
situación
a
http: //www.integridadcorporati va.cl/,
través
del
alojado
en
sitio un
web: servidor
externo de AD Retail S.A., al que podrá acceder desde cualquier computador ya sea desde interne t o bien desde la intrane t corporativa 1. Las
consultas
y/o
denuncias
son
anónimas,
sin
embargo,
el
trabajador podrá ide ntificarse si así lo desea, consi derando que la informaci ón
entreg ada
por
él
será
tratada
con
estricta
confidencialidad. En cuanto a las sospechas de violación en relación a la l ey naci onal, o a políticas, normas y procedi mientos que pos ea la 1
Para mayor detalle del funcionamiento de la plataforma, revisar el manual de usuario en el link “guía de uso” en el sitio web. Área de Cumplimiento - miércoles, 06 de mayo de 2015 - Página 6 de 11
Procedimiento de Denuncias - Tomo 05 – Ley 20.393 compañía que trate al menos alguno de los siguientes asuntos, deben de nunciarse a través del canal menci onado.
6.2
Contenido Mínimo de la Denuncia Al
hacer
la
denunci a
el
personal
y/o
los
terceros
de berán
especificar al menos lo siguiente: 1. Lugar don de ocurrió el hecho (tienda, oficina, dirección, ciudad) 2. Área de la Compañí a donde ocurrió el hecho denunciado 3. Fecha aproxi mada en que ocurri ó el hecho observado 4. Descripción detall ada de los hechos observados 5. Indicar nombres y cargos de personas invol ucradas y de l os testigos en los hechos denunciados, si la denuncia no fuere anóni ma. 6. Monto aproxi mado relacionado con lo ocurrido (si es posible) 7. Adjuntar
archi vos
electrónicos
que
aporten
datos
a
la
investigación, tales como documentos, fotos o cualquier otro archivo que estime pertinen te.
6.3
Tratamiento de Denuncias Denuncias 1. Las consultas y/o denuncias entregadas por quienes ingrese n a este Canal serán recibidas por el Encargado de Prevención de Del itos
quien
analizará
su
contenido
y
méritos
para
ser
investigada. 2. También
se
investigarán
las
situaciones
rel acionadas
con
presuntos ilícitos provenientes de las investigaciones internas realizadas a transacciones inusuales observadas en Casa Matriz o bien en Tiendas, bodegas y centros de distribución. 3. Si tiene suficiente información como para poder inici ar una investigación, esta se asignará a un grupo multidi sciplinario con
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Procedimiento de Denuncias - Tomo 05 – Ley 20.393 experienci a quien(e s) l a realizará(n) en forma estrictamente confidencial
y
bajo
la
coordi nación
del
Encargado
de
Prevención de Deli tos. 4. El
funcionari o
asignado
comprometer
para
formalmente
la
a
investigación mantene r
se
una
de be
es tri cta
confidencialidad sobre todas las materi as investi gadas y las personas i nvolucrada s. 5. El funcionario asignado responsable por la investi gación, podrá consultar a l os trabaj adores que, en virtud de su posición y actividad
dentro
informaci ón
de
respecto
la
Compañía,
de
lo
pudieran
investi gado.
El
aportar objeto
c on
de
la
investigación lo debe mantener en estri cta reserva. 6. El
análisis
de
transacciones,
examen
de
documentación
existen te, consultas con fuentes externas , etc. 7. Una vez concl uida la investigación, se emiti rá un informe confidencial y reservado con las conclusiones de la misma, al cual solo tendrá acceso los miembros del C omité de Ética o Alta Administración. El Encargado de Prevención de Delitos controlará el cumplimiento de
este
procedimiento
y,
pondrá
en
práctica
programas
de
verificación. El i ncumplimiento de los términos señalados en este artículo y en la Normativa del Reglamento de Preven ción de Deli tos Ley 20.393 por parte de los empleados será causa de sanci ones que pueden ser desde una amonestaci ón hasta la desvinculación. Las pol íticas y procedimi entos indicados en el Código de Conducta y
Éti ca
y
obl igatorio
demás
disposi ciones
cumplimiento
y
se
legales
relacionadas
incorporan
a
las
son
funciones
de y
responsabilidades asignadas a cada empleado.
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Procedimiento de Denuncias - Tomo 05 – Ley 20.393
6.4
Plazos y Seguimiento de las Consultas y Denuncias En cuanto a las Consul tas se ha establecido un plazo de 5 días hábiles, tiempo en que el responsabl e de la materia indi cada deberá pronunciarse al respecto. En el caso de l as Denuncias, se ha establecido un pl azo de 30 días hábiles, para resolver el caso o bien para entre gar un ava nce de éste consideran do l a complejidad del mi smo.
6.5
Cierre de las Investigaciones Si la i nvestigación concluye que l a denunci a no reflej aba ningún hecho constitutivo de fal tas a los reglamentos internos o a las leyes y normativas públicas, el Encargado de Prevención de Deli tos las archivará, manteni endo los datos por el pl azo de 2 años calendario, después del cual podrán ser destruidos. En ningún caso pueden utilizarse estos antecede nte s para f ormar “listas negras” al interior ni al exterior de A D Retail S.A. También podrán presenta rse casos en que la informaci ón de la denunci a es i nsuficiente para ini ciar una investigaci ón, por lo cual, éstos quedarán en estado de espera de mayores antecedentes y de no recibir más i nformación en un plazo de 2 años, podrán ser cerrados por insufi ciencia de datos.
6.6
Denuncias al Sistema Judicial o Autoridades Fiscalizadoras o Supervisoras Si
la
investigación
concluye
que
existen
hechos
del ictuales
demostrados o una sospecha fundamentada de vi olación a las leyes y en especi al a la de Responsabilidad Penal de las empresas, el
Encargado
de
inmediatamente
la
Prevención
de
información
al
Deli tos
deberá
Presidente
del
presenta r C omité
de
Directori o quien decidirá, en un plazo no superior a 24 horas cronol ógicas,
si
amerita
convocar
al
Comité
para
resol ver
denunci ar los hech os investigados o si autoriza él de manera directa al Encargado de Prev ención de Delitos para que entregue Área de Cumplimiento - miércoles, 06 de mayo de 2015 - Página 9 de 11
Procedimiento de Denuncias - Tomo 05 – Ley 20.393 los
antecedentes
del
caso
a
la
Fiscalía
correspondien te,
al
organi smo públ ico fiscalizador y/o supervisor e informar a la Unidad de Análisis Financiera cuando corresponda. En ningún caso el Presidente del C omité de Di rectorio decidi rá por sí sólo NO DENUNCIAR los hechos a l as autoridade s. Si el Presidente del Comité de Directorio decide que convocar al Comité, éste se debe reuni r en un pl azo no superior a 48 horas cronol ógicas para decidir si se entregan los antecedentes del caso a l a Fiscalía correspondiente, al organismo público fiscalizador y/o supervi sor e informar a la Unidad de Análisis Financi era cuando corresponda. En caso de que el Comité de Directorio decida no j udicializar el caso,
debe
quedar
constancia
detallada
en
el
acta
de
las
consideraciones que justificaron la deci sión con el nombre de cada uno de los miembros que votaron en favor y de cada uno de l os mi embros que votaron en contra de la decisión de denunciar l os hechos a l as autoridades correspon dientes. En ésta situación, el Encargado de Preve nción de Delitos deberá informar al Directorio en su informe semestral y en la sesión ordinaria a la que le corresponda asistir, el caso y l a decisión tomada por el Comité. En el caso en el que el Presidente del Comité de Directorio o el mi smo C omité haya deci dido entrega r los antecedentes a la Fi scal ía correspondiente, al organismo públi co fiscalizador y/o supervi sor e informar a la Unidad de Análisis Financi ero cuando corresponda,
el Encargado de Prev en ci ón de Deli tos será el
funcionario respons able de presentar la denuncia, realizar el seguimiento repres entan te
de
ella
de
la
y,
cuando
parte
sea
posi ble,
denunciante.
El
actuar
como
el
plazo
para
la
presentaci ón de los anteceden tes no debe ser superior a las 48 horas cronol ógi cas desde que el Encargado de Preve nción de Del itos fue notificado de la autorización para hacerl o. Será labor del asesor legal determinar la fi scalía o tri bunal de competencia para realizar las denuncias, como la preparación y
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Procedimiento de Denuncias - Tomo 05 – Ley 20.393 presentaci ón
de
escritos,
como
la
represen tación
y/o
acompañami ento en el caso.
7 VIGENCIA Este Procedimi ento de Denuncia, tendrá vigencia de su publicación ofi cial por AD Retail S.A. que es a contar del miércoles, 06 de mayo de 2015.
8 PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIÓN El presente Procedi miento deberá ser controlado permanen temente y revisado cada un año, a partir de su entrada en vigencia, por el Encargado de Prevención de Deli tos, proponi endo los cambi os tanto de forma como de fondo.
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