PROCESO DE CONTRATACIÓN
Código: PCO.14
PROCEDIMIENTO CONTROL SELECTIVO PARA ORDENES CONTRACTUALES MENORES O IGUALES A 100 SMMLV Revisó:
Director Planeación Jefe División de Contratación Coordinador Calidad
Versión: 02
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Fecha de aprobación: Diciembre 15 de 2016 Resolución No. 2280
Aprobó: Rector
OBJETIVO
ALCANCE
Ejercer el seguimiento y control sobre los procesos contractuales menores o iguales a cien (100) SMMLV, realizados por las Unidades Académicas Administrativas y/o Proyectos de la Universidad Industrial de Santander, según lo establecido por el Consejo Superior en el Acuerdo No 034 de 2015 .
Aplica a todas las adquisiciones de bienes y/o servicios por montos inferiores o iguales a cien (100) SMMLV, realizadas por Unidades Académicas Administrativas y/o Proyectos de la Universidad Industrial de Santander.
NORMATIVIDAD
NORMATIVA INTERNA:
Acuerdo No. 034 de 2015 de Consejo Superior, por el cual se adopta el Estatuto de Contratación de la Universidad Industrial de Santander.
Acuerdo No. 050 de 2015 de Consejo Superior, por el cual se aprueba la Reglamentación del Estatuto de Contratación de la Universidad Industrial de Santander, aprobado mediante el acuerdo del Consejo Superior No. 034 de 2015.
Acuerdo No. 006 de 2015 de Consejo Superior, por el cual se modifica la estructura de la Universidad Industrial de Santander.
Acuerdo No. 043 de 2015 de Consejo Superior, por el cual se modifica el Acuerdo del Consejo Superior No. 006 de 2015, mediante el cual se crea la División de Abastecimiento la Universidad Industrial de Santander y el cargo de Jefe de División de abastecimiento.
Resolución No. 2627 de 2015 de la Rectoría, por el cual se realiza la delegaciones vía general en personal de Dirección de la Universidad Industrial de Santander en asuntos contractuales y ordenador de gastos.
Acuerdo No. 095 de 2015 de Consejo Superior, por el cual se modifica el artículo 9 del Estatuto de Contratación de la Universidad Industrial de Santander, aprobado por el acuerdo del Consejo Superior No. 034 de 2015.
Acuerdo No. 096 de 2015 de Consejo Superior, por el cual se modifica el artículo 17 de la Reglamentación del Estatuto de Contratación de la Universidad Industrial de Santander, aprobado por el acuerdo del Consejo Superior No. 050 de 2015.
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NORMATIVIDAD
NORMATIVA EXTERNA:
Ley 30 de 1992 del Congreso de Colombia, por el cual organiza el servicio de la Educación Superior.
Ley 80 de 1993 del Congreso de Colombia, por el cual se expide Estatuto General de Contratación Administrativa Pública.
Ley 1607 de 2012 del Congreso de Colombia, por el cual se expiden normas en materia tributaria y se dictan otras disposiciones.
Ley 1474 de 2011 del Congreso de Colombia, por el cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión publica en materia tributaria y se dictan otras disposiciones.
Ley 1150 de 2007 del Congreso de Colombia, por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la trasparencia en la Ley 80 de 1993, así como dictar otras disposiciones generales aplicables a toda contratación de recursos públicos.
Ley 1712 de 2014 del Congreso de Colombia, por medio de la cual se crea la Ley de Trasparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones.
Ley 1739 de 2014 del Congreso de Colombia, por medio de la cual se modifica el Estatuto Tributario, la Ley 1607 de 2012, se crean mecanismos de lucha contra la evasión, y se dictan otras disposiciones.
Decreto 1828 de 2013 del Presidente de la Republica de Colombia, Reglamentación del sistema de compras y contratación pública.
Decreto 1510 de 2013 del Presidente de la Republica de Colombia, Reglamentación parcial de la Ley 1607 de 2012
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DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
Reglamento: Colección ordenada de reglas o preceptos, que por la autoridad competente se da para el desarrollo y cumplimiento de una norma superior. Resolución: Acto administrativo generado por la Rectoría, Vicerrectorías, Decanaturas de la Universidad y dependencias delegadas. RP: Registro Presupuestal. SGC: Sistema de Gestión de Calidad. SMLMV: Salarios mínimos legales mensuales vigentes. UAA: Unidad Académica y/o Administrativa. Unidad Gestora: Unidad Académica y/o Administrativa que solicita los bienes o servicios. Control selectivo: Es la elección mediante un procedimiento técnico de una muestra representativa de recursos, cuentas, operaciones o actividades para obtener conclusiones sobre el universo respectivo en el desarrollo del control fiscal.
CONSIDERACIONES
Cualquier adquisición de bienes o servicios debe encontrarse dentro de los precios del mercado, por lo tanto, el ordenador del gasto de la unidad gestora es responsable de indagar el valor del bien o del servicio requerido.
El documento generado en el Sistema Financiero, conlleva las mismas características y responsabilidades del documento físico, por lo tanto, la inclusión de datos no acorde a la realidad genera falsedad en documento electrónico público.
La Universidad, deberá publicar en el portal Web institucional el contrato, los actos asociados al proceso precontractual, su ejecución y posterior liquidación. Dicha publicación se hará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la expedición de cada uno de estos documentos.
La División de Contratación, realizará el control y seguimiento de los contratos cuya cuantía sea menor o igual a cien salarios mínimos (100smmlv) que no estén bajo su responsabilidad, este control se hará de manera aleatoria, sin perjuicio del control que sobre la ejecución de los contratos, realicen la Dirección de Evaluación y Control de Gestión de la Universidad y los organismos de control externo.
Todos los servidores de la Universidad, que intervengan en la actuación contractual, responderán por acción o por omisión por el estricto cumplimiento de la Constitución Política, La ley, y del Estatuto de Contratación Vigente.
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Inicio/Fin
Actividad
Dec isión
Documento
Procesamiento en S.I. o intranet
Procedimiento predefinido
Archivo Interno
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
Conector de página
RESPONSABLE
Versión: 02
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Conector
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
INICIO
1.Realiza el cronograma para control selectivo y revisa la información a través del SIF.
1. desarrollar el control selectivo a los contratos celebrados o en curso del semestre inmediatamente anterior. 𝑁. σ2 . 𝑧 2 Según la fórmula estadística de muestreo: 𝑛 = 𝑒 2 . 𝑁 − 1 + σ2 . 𝑧 2 n = Tamaño de muestra N=Tamaño de la población (Total número de contratos) σ= Desviación estándar (0,5) Z= Nivel de confianza (90% = 1,645) e= limite de error muestral (0,1).
Jefe División Contratación
Jefe División Contratación
la muestra representativa de los contratos.
2. Envía notificación a las UAA seleccionadas.
Comunicado enviado a Ordenadores del Gasto
1
nvía notificació y/o proyectos la programación (fecha y hora),
informando de contratación.
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Cronograma de actividades
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DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
1
3.. Efectúa las visitas en sitio.
cumplan con lo establecido en el Estatuto de Contratación
4.Realiza análisis
5. Elabora el informe de Resultados.
Informe de resultados
FIN
de la División Contratación
de la División Contratación
de la División Contratación
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PROCESO DE CONTRATACIÓN PROCESO EXTENSIÓN - CONSULTORIO JURÍDICO
PROCEDIMIENTO CONTROL SELECTIVO PARA ORDENES CONTRACTUALES MENORES O IGUALES A 100 SMMLV CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
01
02
FECHA DE APROBACIÓN
Diciembre 15 de 2016
Agosto 15 de 2017
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Creación del Documento Inclusión de los Proyectos en el objeto y alcance. Modificación de la formula para selección de contratos Fortalecer las actividades del proceso Cambio en el nombre del procedimiento
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