Código: CCO. 01
CONTRATACIÓN
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN Revisó Jefe de División de Contratación
OBJETIVO ALCANCE PROVEEDORES Internos: -Dirección Institucional -Unidades Académicas Administrativas UAA y/o Proyectos. -Proceso Talento Humano- Subproceso de Seguridad y Salud en el Trabajo -Proceso de Recursos Físicos –Subproceso Gestión Ambiental
Externos: -Gobierno y Sociedad -Organismos de Control -Oferentes -Proveedores y/o contratistas. -Interventores
Versión: 09
Página 1 de 5 Fecha de aprobación: Febrero 27 de 2008 Resolución Nº 293
Aprobó Rector
Contratar, apoyar, asesorar y capacitar a las diferentes Unidades Académico Administrativas y a la Alta Dirección en el proceso de contratación de la Universidad Industrial de Santander conforme a los principios, políticas procedimientos, facultades y competencias estipuladas en el Estatuto de Contratación vigente, con su correspondiente reglamentación. Facilitar la correcta formulación y ejecución de las actividades de contratación, a todas las Unidades Académico Administrativas, Proyectos y a la Alta Dirección de la Universidad Industrial de Santander. ENTRADAS - Normativa Interna y Externa. - Procedimientos - Formatos - Manual de Supervisión e interventoría. - Cotizaciones o propuestas. - Documentos pre contractuales de las UAA. - Observaciones o recomendaciones a los términos de referencia. - Actos Administrativos - Factura o cuenta de cobro. - Informe Auditorías. - Información del Proceso Contratación. -Solicitud de Registro a proveedores -Autorización para delegación específica. -Plan de Desarrollo Institucional - Proyecto Institucional - Contexto Interno - Contexto Externo (Factores del entorno Político, Económico,
ACTIVIDADES
SALIDAS Planear: - Procedimientos según modalidades de - Identificar la normativa vigente de la Universidad y la contratación actualizados. del Gobierno Nacional que aplique a la División, para - Formatos actualizados sus respectivos cambios. - Manual de supervisión e - Determinar los cambios pertinentes a interventoría actualizado. - Contratos ejecutados procedimientos, formatos, manual de supervisión e interventoría y matriz de riesgo, según Estatuto de - Actas de capacitaciones Contratación vigente. - Cronograma de - Proyectar cronograma de capacitaciones de las capacitaciones. etapas que surge el proceso de contratar bienes y - Conceptos jurídicos - Divulgación de servicios, teniendo en cuenta la modalidad o tipo de contratación según Estatuto de Contratación vigente. convocatorias - Validar la información de los contratos ejecutados del - Contratos registrados, año anterior para la rendición de informes. perfeccionados y - Programación de las unidades para realizar el control legalizados (Minuta selectivo. contractual o Registro en el Sistema Financiero de - Identificar, analizar y valorar los riesgos de gestión de compras, que pueden afectar el logro del objetivo del proceso. orden -Identificar y definir las actividades de formación para contrato de suministro, el proceso. orden de prestación de -Identificar los peligros/aspectos ambientales del servicios, de consultoría, de proceso, con el acompañamiento de los Subprocesos trabajo, etc.) - Registro de proveedores de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión - Proyección de Resolución Ambiental. - Establecer los controles para los peligros/aspectos - Mapa de Riesgos de ambientales del proceso, con el acompañamiento de Gestión del proceso. los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y - Plan de formación del proceso ejecutado. Gestión Ambiental. - Matriz de identificación de peligros, evaluación y
BENEFICIARIOS Internos: -Dirección Institucional -Unidades Académicas Administrativas UAA o Proyectos. - Proceso Talento Humano- Subproceso de Seguridad y Salud en el abajo -Proceso de Recursos Físicos –Subproceso Gestión Ambiental
Externos: -Gobierno y Sociedad -Organismos de Control -Oferentes -Proveedores y/o contratistas. -Interventores
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PROVEEDORES
ENTRADAS Social y Tecnológico) - Plan de Formación de Talento Humano. - Necesidades de formación del proceso. - Resultados de la Evaluación de Desempeño. - Procedimiento para la Identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos y establecimiento de controles. - Procedimiento para la identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales -Programa de prevención, preparación y respuesta de Emergencias -Matriz de requisitos legales (ambiental y de seguridad y salud en el trabajo)
ACTIVIDADES Hacer: - Consolidar la Evaluación de Proveedores - Ejecutar y monitorear las acciones y controles establecidos en el Mapa de Riesgos de Gestión. - Gestionar la participación de los funcionarios en el plan de formación. - Participar en la valoración de los peligros/aspectos ambientales identificados, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental. - Gestionar la implementación de los controles establecidos y priorizados para el proceso, con la asesoría de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental. - Atender las diferentes U.A.A que requieran el apoyo y asesorías. - Determinar la modalidad de contratar según Estatuto de Contratación vigente. - Desarrollar capacitaciones en los temas Pre contractual, contractual y Post contractual. - Presidir y hacer parte del comité interdisciplinario de evaluación de propuestas. - Determinar el tipo de contrato según tipología (Orden de prestación de servicios, Orden de trabajo, orden de compra, contrato de suministros, orden de consultoría, orden de compra por importación, contrato general, etc.) - Proyección de los términos de referencia para las convocatorias. - Definir y publicar los Términos de Referencia o Pliegos de Condiciones, preliminares y definitivos para las convocatorias. - Elaborar, registrar, perfeccionar y legalizar el contrato. - Publicación en el portal WEB Institucional de la información contractual pertinente de acuerdo a lo establecido en el Estatuto de Contratación y su correspondiente reglamentación. - Actualización de información y activación de
SALIDAS valoración de los riesgos y establecimiento de controles actualizado. - Evaluación de Proveedores Publicada - Matriz de identificación de aspectos y valoración impactos ambientales actualizada. - Plan de emergencias actualizado. - Acciones correctivas, preventivas y de mejora. - Planes de Mejoramiento - Informes de Resultados - Informes de desempeño del proceso - Informes a entes de control externos. - Informe de control selectivo.
BENEFICIARIOS
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PROVEEDORES
ENTRADAS
ACTIVIDADES proveedores en la plataforma - Evaluación de competencia y proyección de Resolución Realizar control selectivo de los procesos contractuales realizados por las Unidades Académico Administrativas. - Dar cumplimiento a los requisitos legales.
SALIDAS
BENEFICIARIOS
Verificar: - Medir el desempeño del proceso mediante indicadores de gestión y actividades de seguimiento. - Seguimiento a los planes de mejoramiento -Verificar el cumplimiento del cronograma de control selectivo. Actuar: - Mejorar continuamente el proceso mediante la aplicación de acciones correctivas, preventivas y de mejora. RECURSOS
RESPONSABLES
REQUISITOS
Físicos: -Equipos de cómputo -Infraestructura tecnológica -Equipos audiovisuales
Líder del proceso de contratación: Jefe de la División de Contratación. Colaboradores Profesionales y Auxiliares de Apoyo
-
Beneficiario: -Disponibilidad de información oportuna -Asesoría oportuna, clara y concisa en temas contractuales. -Atención a los requerimientos planteados a la Universidad Legales y reglamentarios: -Ver Listado Maestro de Documentos Externos
MEDICIÓN DEL PROCESO (Indicadores)
-Ver hoja indicadores
de
vida
de
los
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PROVEEDORES Financieros:
ENTRADAS
- Presupuesto de Funcionamiento. - Presupuesto de Inversión. Tecnológicos: - Hardware - Software - Activos de Información
ACTIVIDADES SALIDAS De la organización - Estatuto General de la Universidad y las normas que regulan la institucionalidad. - Acuerdo Consejo Superior 027 de 2004. Delegan atribuciones en el Rector. - Acuerdo Consejo Superior 034 de 2015. Estatuto de Contratación. - Acuerdo Consejo Superior 050 de 2015. Reglamentación Estatuto de Contratación. - Resolución Rectoría 2627 de 2015. Por la cual se realizan delegaciones en personal de Dirección de la Universidad. - Acuerdo Consejo Superior 043 de 2015 el cual modifica el Acuerdo 06 de 2015
BENEFICIARIOS
- Matriz de Interrelación de requisitos MDI.01
SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO REGISTROS DEL PROCESO - Comités de Obra - Seguimiento Selectivo de Procesos Contractuales. - Seguimiento a indicadores. - Ver Listado Maestro de Registros - Auditoría Interna. - Seguimiento de Proveedores - Reuniones de grupo primario
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
- Ver Listado Maestro de Documentos
CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN
FECHA
01
Febrero 27 de 2008
02
Abril 16 de 2008
03
Septiembre 19 de 2008
04
Febrero 17 de 2009
05
Abril 22 de 2010
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
Creación del documento Se modifica en Salidas de la Etapa Ejecución de los contratos: Actas de recibos parciales o totales, de reinicio, de no previsto. Se incluye en Recursos el Portal Web de la UIS link Contratación y el Correo Electrónico. Cambio de los requisitos: Cambio la norma de referencia de NTC ISO 9001:2001 por NTCGP 1000:2004. Se incluye como entrada la evaluación de proveedores. Se actualiza la Resolución de delegación del gasto. Se actualiza la Resolución de delegación de ordenadores de gasto Se incluye la norma NTC-ISO 9001:2008
CONTRATACIÓN
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Código: CCO. 01 Versión: 09 Página 5 de 5
06
Julio 13 de 2010
07
Agosto 09 de 2012
08
Noviembre 15 de 2016
09
Agosto 09 de 2017
Se elimina la Norma NTC-ISO 9001:2008 y NTC-GP 1000:2004. Se incluye Ver Matriz de Interrelación de Requisitos MDI.01. Modificación del objetivo y alcance, clasificación de los proveedores y beneficiarios en internos y externos, se organizan las actividades mediante el ciclo PHVA y se incluyen actividades del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional y Gestión Ambiental Modificación del documento según los Acuerdos del Consejo Superior Universitario, (No. 034, 050 y 043 de 2015). Se incluye información correspondiente al Registro de Proveedores, Control Selectivo, Mapa de Riesgos de Gestión del Proceso y Gestión Ambiental y Seguridad y Salud en el Trabajo. Fortalecimiento en las actividades de seguimiento y monitoreo del proceso.
