Código: CBI.01

PROCESO BIBLIOTECA

Versión: 07

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO BIBLIOTECA Revisó: Director de Biblioteca

Aprobó: Rector

Página 1 de 4 Fecha de aprobación: Noviembre 29 de 2007. Resolución Nº 1842

OBJETIVO

Satisfacer las necesidades de información científica, técnica y humanística de la comunidad universitaria, asegurando la disponibilidad de material bibliográfico.

ALCANCE

Ofrecer información científica, técnica y humanística, a través de la disponibilidad de material bibliográfico para la comunidad universitaria.

PROVEEDORES Internos  Unid. Académico Administrativas.  Profesionales – Referencia Biblioteca.  Seguimiento Institucional  Dirección Institucional  Proceso Talento Humano- Subproceso de Seguridad y Salud en el Trabajo  Proceso de Recursos Físicos –Subproceso Gestión Ambiental Externos  Editores (casa editoriales y proveedores de bases de datos y libros electrónicos)  Librerías  Personas naturales  Entes gubernamentales  Instituciones en

ENTRADAS

ACTIVIDADES

 Políticas/objetivos/ Acuerdos  Cotizaciones  Material Bibliográfico  Necesidad de orientación e información del proceso  Informe de auditorias  No Conformidades  Solicitud de las Unidades Académico Administrativas  Propuestas de Licitación y convocatorias  Convenios de Canje  Procedimiento para la identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales  Programa de prevención, preparación y

Planear  Establecer las actividades del proceso.  Identificar, analizar y valorar los riesgos de gestión que pueden afectar el logro del objetivo del proceso.  Identificar y definir las actividades de formación para el proceso.  Identificar los peligros/aspectos ambientales del proceso, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental.  Establecer los controles para los peligros/aspectos ambientales del proceso, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental. Hacer  Seleccionar el nuevo material bibliográfico.  Adquirir material bibliográfico.  Procesar el material bibliográfico adquirido.  Registrar el material bibliográfico adquirido.  Disponer el material bibliográfico para consulta del usuario.  Orientar al usuario.  Realizar mantenimiento del material.  Implementar controles nuevos o

SALIDAS      

  

Material Bibliográfico disponible para consulta Consultas atendidas Acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento Informe de desempeño del proceso Acciones aplicadas eficazmente Actividades ejecutadas en cumplimiento de las políticas, objetivos y lineamientos del Sistema de Gestión Integrado. Mapa de Riesgos de Gestión del proceso. Plan de formación del proceso ejecutado. Matriz de identificación de

BENEFICIARIOS

Internos  Comunidad Universitaria  Seguimiento institucional  Comunidad Universitaria  Seguimiento Institucional  Proceso Talento Humano- Subproceso de Seguridad y Salud en el Trabajo  Proceso de Recursos Físicos – Subproceso Gestión Ambiental Externos  Comunidad Externa  Visitantes  Contratistas

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CARACTERIZACIÓN DE PROCESO BIBLIOTECA convenio 

respuesta de modificados. Emergencias  Difundir y conocer el plan de emergencia. Matriz de requisitos  Ejecutar las actividades establecidas en los legales (ambiental y programas de gestión y proyectos del de seguridad y Sistema de Gestión Integrado. salud en el trabajo)  Dar cumplimiento a los requisitos legales.   Ejecutar y monitorear las acciones y controles establecidos en el Mapa de Riesgos de Gestión.  Gestionar la participación de los funcionarios en el plan de formación.   Participar en la valoración de los peligros/aspectos ambientales identificados, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental.  Gestionar la implementación de los controles establecidos y priorizados para el proceso, con la asesoría de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental. Verificar  Medir el desempeño del proceso a través del cumplimiento de indicadores de gestión y actividades de seguimiento. Actuar  Mejorar continuamente el proceso mediante la aplicación de acciones correctivas, preventivas y de mejora.

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peligros, evaluación y valoración de los riesgos y establecimiento de controles actualizado. Matriz de identificación de aspectos y valoración impactos ambientales actualizada. Plan de emergencias actualizado.

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RECURSOS

Recursos físicos  Equipos de cómputo  Equipos Audiovisuales  Equipos para procesamiento técnico  Medios de comunicación

RESPONSABLES

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MEDICIÓN DEL PROCESO (Indicadores)

REQUISITOS

Beneficiarios:  Material bibliográfico disponible.  Disponibilidad de medios electrónicos para consulta. Líder del proceso: Director de Biblioteca Colaboradores: Profesional – Selección y Adquisición Profesional – Catalogación y Clasificación Profesional - Circulación y Préstamo Profesional – Referencia Profesional - Sistemas

De la organización:  Acuerdo N°164, de 2003. Nuevo procedimiento para la entrega en Biblioteca de los trabajos de grado, trabajos de investigación o tesis.  Acuerdo N° 101 de 2004, Política de desarrollo de colecciones  Acuerdo N° 029 de 2008 y Acuerdo N° 045 de 2008. Reglamento de la Biblioteca.

Ver Hoja de Vida de Indicadores

Legales y reglamentarios: Ver Listado Maestro de Documentos Externos

Software Sistema Integrado de Información UIS - LIBRUIS

Ver Matriz de Interrelación de Requisitos MDI.01 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO

     

Reuniones Comité Primario Reuniones con Coordinadores Reuniones de Grupo Seguimiento a las encuestas de satisfacción Seguimiento a los Indicadores Auditorías internas

REGISTROS DEL PROCESO



VERSIÓN

FECHA DE APROBACIÓN

1

Noviembre 29 de 2007

2

Marzo 06 de 2008

Ver Listado Maestro de Registros

DOCUMENTOS DE REFERENCIA



Ver Listado Maestro de Documentos Internos.

CONTROL DE CAMBIOS DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Creación del Documento Modificación del documento. Inclusión de actividades de seguimiento.

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3

Octubre 30 de 2008

Modificación del documento. Cambio de Requisitos

4

Febrero 20 de 2009

Modificación del documento. Inclusión de Proveedores, Ampliación del Alcance y Colaboradores.

5

Agosto 02 de 2010

6

Febrero 28 de 2012

7

Julio 26 de 2017

Eliminación de la frase NTC GP 1000:2004 de la columna requisitos e inclusión de “Ver Matriz de Interrelación de Requisitos MDI.01” Modificación del objetivo y el alcance, clasificación de los proveedores y beneficiarios en internos y externos, se organizan las actividades mediante el ciclo PHVA y se incluyen actividades del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional y Gestión Ambiental. Modificación del documento. Corrección en proveedores y beneficiaros, de nombre del subproceso “de Seguridad y Salud en el Trabajo”, que hace parte del proceso de Talento Humano y del Subproceso Gestión Ambiental, el cual pertenece al Proceso de Recursos Físicos. Modificación y generación de actividades en el planear y hacer, asociadas al SG SST y Ambiental. En las salidas inclusión, corresponde a las actividades relacionadas con el Mapa de Riesgos de Gestión del Proceso.