PROCESO EXTENSIÓN-INSTITUTO DE LENGUAS

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO EXTENSIÓN-INSTITUTO DE LENGUAS Revisó: Vicerrector de Investigación y Extensión; Directora Instituto de Lenguas UIS, Coordinación Calidad.

OBJETIVO

Aprobó: Rector

Código: CEX-IL.01 Versión: 02 Página 1 de 4 Fecha de Aprobación: Marzo 04 de 2014 Resolución No. 358

Ofrecer con calidad programas y servicios de lenguas extranjeras atendiendo estándares nacionales e internaciones a usuarios individuales, empresas, instituciones educativas y comunidad universitaria en general.

Aplica para el diseño y desarrollo de programas, inscripción y matrícula en los cursos de extensión y expedición de certificados en el Instituto de Lenguas de la Universidad Industrial de Santander. PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS BENEFICIARIOS Externas Planear: -Plan de Desarrollo -Mapa de Riesgos de Gestión Externos: - Ministerio de Educación Institucional - Identificar, analizar y valorar los riesgos de del proceso. -Partes Interesadas Nacional de - Proyecto Institucional gestión que pueden afectar el logro del objetivo -Plan de actualización del -Estudiantes - Marco Común de Referencia - Contexto Interno del proceso. proceso ejecutado. Extensión y padres Europeo - Contexto Externo (Factores -Identificar y definir las actividades de -Matriz de identificación de de familia. - Estudiantes de Extensión del entorno Político, actualización para el proceso peligros, evaluación y -DANE Económico, Social y -Identificar los peligros/aspectos ambientales del valoración de los riesgos y -Ministerio de Internos Tecnológico) proceso, con el acompañamiento de los establecimiento de controles Educación Nacional - Plan de Actualización de Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, actualizado. - Dirección institucional - Instituto de Lenguas Talento Humano. y Gestión Ambiental. -Matriz de identificación de Internos: - Grupo Primario y Comité -Necesidades de formación - Establecer los controles para los aspectos y valoración impactos -Comunidad del proceso. peligros/aspectos ambientales del proceso, con ambientales actualizada. Académico Instituto Universitaria. -Resultados de la Evaluación el acompañamiento de los Subprocesos de Plan de emergencias -Estudiantes de de Desempeño. Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión actualizado. Procesos extensión del - Procedimiento para la Ambiental. -Políticas, estrategias, planes y Instituto de Lenguas. -Proceso Talento HumanoIdentificación de peligros, - Diseñar los programas de lenguas extranjeras programas de apoyo. Subproceso de Seguridad y -Docentes. evaluación y valoración de - Planear la divulgación de los cursos de lenguas -Directrices Institucionales -Seguimiento Salud en el Trabajo extranjeras. aprobadas (Acuerdos, Institucional -Proceso de Recursos Físicos riesgos y establecimiento de controles. - Planificación de los cursos de lenguas Resoluciones, circulares y -Proceso –Subproceso Gestión Talento -Procedimiento para la extranjeras. demás lineamientos). Humano. Ambiental identificación de aspectos y - Planeación de diferentes actividades -PEI (Plan Educativo -Subproceso de académicas a desarrollar en cada ciclo. Institucional). valoración de impactos Seguridad y Salud en ambientales. - Proyectar plan de actualización -Registro en el sistema de el Trabajo. -Programa de prevención, - Planeación uso de recursos tecnológicos para información. -Proceso de preparación y respuesta de cada ciclo y nivel. -Difusión de los programas Recursos Físicos – Emergencias. establecidos. Subproceso Gestión Calendario y publicación de la Ambiental -Matriz de requisitos legales Hacer: (ambiental y de seguridad y -Ejecutar y monitorear las acciones y controles apertura de cursos. salud en el trabajo) -Cronograma período establecidos en el Mapa de Riesgos de Gestión. -Información del proceso. -Gestionar la participación de los funcionarios en académico. FEX-IL.10. -Políticas Gubernamentales -Contratación. de personal el plan de Actualización. ALCANCE

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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO EXTENSIÓN-INSTITUTO DE LENGUAS -Normatividad Externa -Informes de entes de control -Políticas Institucionales -Normatividad interna -Calendario Académico. -Formato Creación Nuevo programa de Lengua Extranjera EX-IL.09 -Resultados de estadísticos -Análisis de la Demanda -Encuesta de satisfacción, requerimiento docente. -Sistema de información y cronograma del período académico. FEX-IL-10 -Documento de identidad -Número de Estudiantes inscritos en cada grupo. -Informe y resultados de auditorías.

-Participar en la valoración de los peligros/aspectos ambientales identificados, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental. -Gestionar la implementación de los controles establecidos y priorizados para el proceso, con la asesoría de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental - Realizar inscripciones y matrículas en los cursos de extensión - Asignación de docentes a cada nivel - Desarrollo de la planeación de clase. - Rendición de informes - Implementar controles nuevos o modificados. - Conocer y difundir el plan de emergencia. - Ejecutar las actividades establecidas en los programas de gestión y proyectos del Sistema de Gestión Integrado. - Dar cumplimiento a los requisitos legales. Verificar: - Medir el desempeño del proceso mediante indicadores de gestión y actividades de seguimiento. - Evaluación de la satisfacción del beneficiario. - Evaluación docente - Verificar el protocolo metodológico. - Preparar y atender auditorias. Actuar: - Mejorar continuamente el proceso mediante la formulación, ejecución y seguimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora. - Planear y ejecutar planes acción para atender resultados de las Auditorias. .

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docente. -Programación de recursos. -Planeación de clase FEX-IL 19 y FEX-IL 20. -Listas de asistencia -Evaluación de la satisfacción. Acompañamiento docente. FEX-IL-03. -Acciones correctivas, preventivas FSE.07 y Acciones de mejora FSE.11. -Informe del desempeño del proceso. -Personal entrenado para respuesta ante emergencias.

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RECURSOS

RESPONSABLES Líder del proceso: Dirección Instituto de Lenguas UIS

Recursos físicos: - Infraestructura física - Equipos de cómputo - Infraestructura tecnológica Software - Sistema Información Financiero de la UIS - Sistema de información Académico del Instituto de Lenguas

Colaboradores: Coordinadores Académicos ILUIS Coordinadores de Evaluación ILUIS Coordinación Administrativa ILUIS Facilitadora de Calidad ILUIS Auxiliares Administrativos ILUIS Técnicos ILUIS.

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REQUISITOS

MEDICIÓN DEL PROCESO (Indicadores)

Beneficiario:  Información oportuna y confiable  Cumplimiento de las actividades programadas  Acompañamiento Legales y reglamentarios: Ver Listado Maestro de Documentos Externos Requisitos de la organización:  Ver Listado Maestro de Documentos internos De la Organización: Acuerdo 036 de 1990 de 5 de abril, del Consejo Superior, por el cual se crea el Instituto de Lenguas de la UIS. Acuerdo Superior 006 de 2005. Políticas de extensión

Acuerdo 063 de agosto 20 de 2010 expedido por el Consejo Superior de la Universidad Industrial de Santander. Ver Hoja de Vida de Acuerdo No. 017 de marzo 12 de 2007 expedido por el Indicadores. Consejo Superior. Sobre estímulos económicos para los estudiantes del Instituto de Lenguas. (O el vigente para la fecha). Resolución vigente a la fecha expedida por Rectoría por la cual se establecen las tarifas del Instituto de Lenguas UIS. Acuerdo 103 de 2010 del Consejo Superior por el cual se establecen los requisitos y procedimientos administrativos para la gestión de proyectos de extensión y educación continuada en la Universidad Industrial de Santander.

-Matriz de Interrelación de requisitos MDI.01

Código: CEX-IL.01

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Versión: 02

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO EXTENSIÓN-INSTITUTO DE LENGUAS SEGUMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO  Auditorías internas y externas  Actas de Comité Académico y Grupo Primario  Seguimiento a indicadores y acciones de mejora, Correctivas y Preventivas.

VERSIÓN 01

02

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REGISTROS DEL PROCESO



Ver Listado Maestro de Registros

CONTROL DE CAMBIOS FECHAS DE APROBACIÓN

Marzo 04 de 2014

Julio 27 de 2017

DOCUMENTOS DE REFERENCIA



Ver Listado Maestro de Documentos

DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Creación del documento

-Inclusión de las actividades asociadas al Sistema de gestión, seguridad y salud en el trabajo y gestión ambiental. -Inclusión de las actividades relacionadas con el Mapa de riesgos de gestión del proceso