PROCESO ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO Revisó: Director de Admisiones y Registro Académico Coordinador de Admisiones Coordinador de Registro Académico

OBJETIVO ALCANCE PROVEEDORES Internos:  Profesores  Consejos Académico y Superior  Consejos de Facultad  Consejos de Escuela  Secretaria General  Estudiantes  Unidades Académicas (Escuelas)  Todos los procesos

Externos:  Aspirantes  ICFES

Procesos:  Proceso Talento Humano - Subproceso de Seguridad y Salud en

Aprobó: Rector

Código: CAR.01 Versión: 06 Página 1 de 5 Fecha de aprobación: Diciembre 03 de 2007 Resolución N° 1854

Garantizar que las actividades de admisión de aspirantes y de registro académico se realicen de forma oportuna y confiable de acuerdo al calendario académico. Aplica a todas las actividades vinculadas a la admisión y registro académico de los estudiantes de la Universidad Industrial de Santander. ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS BENEFICIARIOS  Solicitudes de colegios  Fecha de presentación del examen ICFES  Solicitud del aspirante  Registro ICFES  Solicitud de transferencias  Solicitud de reservas de cupos  Solicitudes de los estudiantes  Información de las Escuelas  Información del proceso  Información de auditorías  Solicitudes académicas  Calendario Académico  Políticas/objetivos/ Acuerdos  Plan de Desarrollo Institucional  Proyecto Institucional  Contexto Interno

Planear:  Planeación detallada de las actividades de divulgación de los Programas Académicos.  Identificar, analizar y valorar los riesgos de gestión que pueden afectar el logro del objetivo del proceso.  Identificar y definir las actividades de formación para el proceso  Identificar los peligro/aspectos ambientales del proceso, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental  Establecer los controles para los peligros/aspectos ambientales del proceso, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental Hacer:  Divulgación

de

los

 Aspirantes  Cronograma de actividades de divulgación  Listado de admitidos y no admitidos  Estadísticas generales  Certificados  Reporte de trabajo de grado  Reporte de estudiantes de intercambio  Aprobación de solicitudes de los estudiantes  Acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento.  Informe de desempeño del proceso.  Acciones aplicadas eficazmente.  Matriz de Riesgos de Programas Gestión del Proceso.

Internos:  Estudiantes UIS  Unidades Académicas (Escuelas)  Todos los Procesos  Comunidad Universitaria  Seguimiento Institucional  Proceso Talento Humano – Subproceso de Seguridad y Salud en el Trabajo  Proceso de Recursos Físicos – Subproceso Gestión Ambiental

Externos :  Estudiantes de once grado  Aspirantes

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CARACTERIZACIÓN DE PROCESO ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO el Trabajo  Proceso de Recursos Físicos – Subproceso Gestión Ambiental

 Contexto Externo (Factores del entorno Político, Económico, Social y Tecnológico)  Plan de Formación de Talento Humano  Necesidades de formación del proceso  Resultados de la Evaluación de Desempeño  Procedimiento para la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos y establecimiento de controles.  Procedimiento para la identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales  Programa de prevención, preparación y respuesta de Emergencias  Matriz de requisitos legales (ambiental y de seguridad y salud en el trabajo)

Académicos de Pregrado Presencial  Selección e Ingreso de aspirantes  Expedición de Certificados  Cancelación de Matrículas  Expedición de Certificados  Registro de Calificaciones  Trámites de solicitudes estudiantiles  Implementar controles nuevos modificados.

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 Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos y establecimiento de controles actualizado.  Matriz de identificación de aspectos y valoración ambientales o impactos actualizada  Plan de emergencias actualizado   Difundir y conocer el plan de emergencia. Plan de formación del  Ejecutar y monitorear las acciones y proceso ejecutado. controles den el Mapa de Riesgos de Gestión  Gestionar la participación de los funcionarios en el plan de formación.  Participar en la valoración de los peligros/aspectos ambientales identificados, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo y Gestión Ambiental.  Gestionar la implementación de los controles establecidos y priorizados para el proceso, con la asesoría de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental  Dar cumplimiento a los requisitos legales.

 Admitidos  Estudiantes de otras universidades  Acudientes de los Estudiantes  Entidades Externas  Visitantes  Contratistas

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CARACTERIZACIÓN DE PROCESO ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO Verificar:  Medir el desempeño del proceso mediante indicadores de gestión y actividades de seguimiento Actuar:  Mejorar continuamente el proceso mediante la aplicación de acciones correctivas, preventivas y de mejora

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RECURSOS

RESPONSABLES

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REQUISITOS

MEDICIÓN DEL PROCESO (Indicadores)

Líder del proceso:  Director de Admisiones y Registro Académico Beneficiario:  Información oportuna y confiable  Eficacia en el desarrollo de las diferentes actividades Colaboradores:  Coordinador de Admisiones  Auxiliares de Admisiones (2)  Secretaria de Admisiones y Registro Recursos físicos: Académico  Equipos de oficina   Medios de comunicación Auxiliar de Admisiones y Registro Académico  Profesional de Sistemas adscrito a la Dirección de Admisiones y Registro Software: Académico  Sistema de Información  Profesional de Servicios de Información Académico adscrito a la Dirección de Admisiones y Registro Académico  Coordinador de Registro Académico  Auxiliares de Registro Académico (2)  Auxiliares de Certificados (2)  Secretaria de Admisiones y Registro Académico  Auxiliar de admisiones y Registro Académico  Auxiliar de Archivo Comité:  Comité de Admisiones

Legales y reglamentarios:  Ley 115 de 1994 Decreto 644 de abril 16 del 2001  Ley 30 del 28 de diciembre de 1992 Por el cual se organiza el servicio público de la Educación Superior, del Congreso de la República  Ley 1084 de 2006 del Congreso de la República De Organización:  Reglamento Académico UIS. (Teniendo en cuenta los respectivos acuerdos y resoluciones que lo modifican).  Calendario Académico UIS.  Acuerdo 046 de 2000 (Abril 25) del Consejo Académico.  Acuerdo 010 de 2007 (Enero 30) del Consejo Académico.  Acuerdo 229 de agosto 19 de 2008 del Consejo Académico Ver Matriz de Interrelación de Requisitos MDI. 01

Ver hoja de vida de los indicadores

Código: CAR.01

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Versión: 06

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SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO  Reuniones periódicas con lo miembros del grupo primario del proceso.  Seguimiento a las encuestas de satisfacción  Seguimiento a los Indicadores  Auditorías internas

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REGISTROS DEL PROCESO

Ver Listado Maestro de Registros.

VERSIÓN

FECHA DE APROBACIÓN

01

Diciembre 03 de 2007

02

Octubre 30 de 2008

03

Marzo 11 de 2009

04

Julio 30 de 2010

05

Mayo 16 de 2012

06

Septiembre 06 de 2017

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Ver Listado Maestro de Documentos Internos

CONTROL DE CAMBIOS DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Creación del Documento Cambio de Requisitos, Actualización de Actividades y Salidas Cambios en el alcance Eliminación de la norma NTC-GP 1000:2004 de los Requisitos y se dejó ver Matriz de Interrelación de Requisitos MDI.01 Clasificación de los proveedores y beneficiarios en internos y externos, se organizan las actividades mediante el ciclo PHVA y se incluyen actividades del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional y Gestión Ambiental. Inclusión de las actividades asociadas a la gestión del riesgo y fortalecimiento de las actividades relacionadas con el sistema de seguridad y salud en el trabajo y ambiental