Instructivo Revisiones Varias

Administrativa. Código: GM-P05-IN03. Versión: 2.0. Nombre del documento: Instructivo de Revisiones Varias. Fecha Aprobación: 26/05/2011. Páginas: 1 de 9.
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Nombre de la actividad: Procedimiento de Auditoría Financiera y Administrativa Nombre del documento: Instructivo de Revisiones Varias

1. RETENCIÓN EN LA FUENTE OBJETIVO: Verificar que los saldos presentados contablemente por concepto de Retención en la Fuente son correctos, conforme a lo estipulado por las disposiciones legales, de tal forma que el pago definitivo que va a efectuar FEDEGAN a nombre del Fondo Nacional del Ganado sea razonable.

1. Con el soporte de revisión de la nómina efectuada por la oficina de Auditoría, verifique el registro correcto de la información correspondiente a la retención en la fuente salarial. 2. Con el AZ de causaciones de Cuentas por Pagar, entregado por el Grupo de Contabilidad, seleccione por concepto de retención en la fuente las facturas y/o cuentas de cobro que va a revisar y efectúe el siguiente trabajo: 

Revise que la fecha de la factura o cuenta de cobro corresponda al período de retefuente que se está registrando.



Revise que la base y porcentaje de aplicación de la retención en la fuente corresponde a lo que la normatividad tributaria establece.

3. Revise que el registro contable se haya efectuado en la cuenta correcta, con respecto al porcentaje aplicada y al concepto de retención establecido. Verifique en forma selectiva, aquellas facturas sobre las que no se efectuó retención en la fuente, con el fin de determinar si existe algún documento sobre el que tenía que aplicarse dicho impuesto y no se hizo. 4. Verifique el registro adecuado del pago de la retención en la fuente del mes anterior. 5. Las diferencias detectadas deben ser aclaradas por al área contable y si es de caso efectuar el ajuste contable respectivo. 6. Las inconsistencias encontradas en el proceso de revisión deben ser reportadas Memorando de Observaciones.

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2. REVISIÓN DE EJECUCION PRESUPUESTAL OBJETIVO: Verificar la razonabilidad de la ejecución presupuestal en la totalidad de los rubros que lo componen, conforme a lo establecido por la Junta Directiva.

EJECUCION DE INGRESOS: Con el reporte de Ejecución de Ingresos que entrega la Coordinación del Grupo de Presupuesto, desarrolle el siguiente trabajo: 1. Ingresos de Cuota de Fomento: Se efectúa el cruce respectivo de esta información, con la depuración contable de ingresos mensuales que hace el Grupo de Contabilidad para efectos del cálculo de la cuota de administración. 2. Convenios con Entidades: Verifique si se han firmado convenios o contratos con entidades, que generen ingresos presupuestales para el Fondo Nacional del Ganado. 3. Rendimientos Financieros y Otros Ingresos: Verifique los auxiliares contables correspondientes a las cuentas código 48 del estado financiero y determine los valores que realmente corresponden a dinero en efectivo y que deben hacer parte de la ejecución de ingresos. En el caso de los rendimientos financieros generados en las inversiones a corto plazo, sólo se tomaran aquellos que corresponden a los efectivamente recibidos, con base en el cruce que de el movimiento de las inversiones hace Tesorería con el Grupo de Contabilidad. EJECUCION DE GASTOS: Con el reporte de Ejecución de Gastos (Reserva y Año Corriente) que entrega la Coordinación del Grupo de Presupuesto, desarrolle el siguiente trabajo: 1. Solicite al Grupo de Tesorería la emisión en medio magnético del reporte de pagos efectuado, que incluye: comprobantes de egreso, cartas de desembolso y documentos 310 (pagos que no requieren ejecución presupuestal) 2. Verifique el concepto de los pagos efectuados con el documento de Tesorería 310 y determine si dentro de este comprobante se llevó a cabo algún pago que requiera ejecución presupuestal. 3. Coteje el archivo de la ejecución presupuestal emitido por la Coordinación de Presupuesto con el de los pagos generado por el Grupo de Tesorería y en forma selectiva realiza los cruces respectivos,

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que permitan determinar que lo girado si ha quedado ejecutado presupuestalmente en forma adecuada REPORTE DE OBLIGACIONES CONTRAÍDAS: Periódicamente solicite a la Coordinación de Presupuesto, el reporte de obligaciones contraídas que el módulo presupuestal genera y lleve a cabo el siguiente trabajo: 1. Tome el auxiliar contable detallado por tercero de las Cuentas por Pagar (Cuenta 24) y de la Cuenta de Orden (919090) que el estado financiero refleja y efectúe el cruce correspondiente con cada uno de los rubros presupuestales. 2. Establezca las diferencias encontradas y solicite la aclaración correspondiente a las áreas contable y de presupuesto y determine los ajustes a efectuar. 3. Revise que las correcciones solicitadas fueron incluidas dentro del. reporte definitivo, o establezca las razones por la que las modificaciones no se pueden llevar a cabo en el mes o período bajo revisión. REGISTRO Y CONTROL DE MOVIMIENTOS PRESUPUESTALES. Solicite a la Coordinación de Presupuesto en medio magnético el documento correspondiente a la apropiación inicial y la carpeta correspondiente a los traslados y acuerdos presupuestales que han sido aprobados por la Junta Directiva, con esta documentación lleve a cabo el siguiente trabajo: 1. Registre dentro del archivo magnético que le entregaron los movimientos tanto de acuerdos presupuestales, como de traslados internos en forma separada. 2. Con la inclusión de los movimientos de acuerdos y traslados, verifique el valor resultante de la apropiación inicial y cotéjela con la que reporta el sistema de control de presupuesto. 3. Indague acerca de las diferencias que se puedan presentar y si es del caso proponga las modificaciones y /o ajustes que esta revisión genere. Las diferencias y puntos por mejorar que se encuentren en el proceso de revisión serán plasmados en el Memorando de Observaciones respectivo.

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3. REVISION DE NOMINA OBJETIVO: Verificar la razonabilidad de la liquidación de la nómina, junto con todos los conceptos que la soportan Con base en la documentación correspondiente a la liquidación de la nómina, que incluye: 

Liquidación de la prenómina



Descuentos de nómina para terceros (Libranzas, medicina prepagada, consumo de celular, fondo de empleados, etc.)



Legalizaciones de viáticos



Embargos Judiciales



Modificaciones en primas técnicas



Reporte de novedades (retiros, ingresos, vacaciones, licencias, etc.)



Otros (Ahorros voluntarios de pensión,

Desarrolle el siguiente trabajo en forma selectiva 1. Verifique la inclusión de las novedades más significativas 2. Revise que las modificaciones en los valores de las primas técnicas se haya tenido en cuenta dentro de los términos y condiciones establecidos 3. Verifique el cálculo de los conceptos de seguridad social 4. Verifique la liquidación de la retención en la fuente salarial 5. Determine las diferencias que se presenten, indague sobre ellas y si es del caso verifique que los ajustes y modificaciones sean incluidos. 6. Revise la documentación soporte y el medio magnético correspondiente al pago de la nómina 7. Si es del caso plasme en un memorando las observaciones a que haya lugar.

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4. CALCULO CUOTA DE ADMINISTRACIÓN OBJETIVO: Verificar la razonabilidad del cálculo efectuado para determinar el monto de Cuota de Administación que tanto el F.N.G. como el F.E.P. deben cancelar a FEDEGAN, conforme a los términos establecidos en la normatividad respectiva..

DEPURACION DE LA BASE MENSUAL 1. Con el soporte que emite Grupo de Contabilidad para efectuar este cálculo realice el siguiente trabajo: a) Coteje la información que reporta este anexo con las consignaciones que relacionan los extractos bancarios correspondientes a las cuentas establecidas para el recaudo de la Cuota de Fomento Ganadero y Lechero b) Verifique en forma detallada con los extractos, la depuración de partidas que no se toman para la determinación de la base, conforme a lo que indica el reporte emitido por el área contable.. c) Verifique que dentro de la base para calcular el pago no se incluyan conceptos diferentes a los concernientes a la Cuota de Fomento Ganadero y Lechero. DEPURACION DE LA BASE ACUMULADA 1. Verifique el valor del ingreso total acumulado que se está tomado contra el estado financiero respectivo. 2.

Verifique que los pagos y las causaciones de cuota de fomento realizados a través de los acuerdos de pago, certificaciones DIAN, procesos jurídicos y Reestructuración Económica, crucen con lo que reporta el estado financiero respectivo.

3. Las diferencias detectadas deben ser investigadas y soportadas en forma adecuada e incluidas en el cálculo para ser ajustadas en el próximo pago. Las inconsistencias encontradas en el proceso de revisión deben ser reportadas en el Memorando de Observaciones respectivo.

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5. TOMA FISICA DE INVENTARIOS DE SUMINISTROS OBJETIVO: Efectuar la confrontación física de los elementos que se encuentran almacenados bajo la responsabilidad del Técnico de Almacén, con lo que el estado financiero refleja, de tal forma que se establezca la razonabilidad del saldo que este rubro presenta.. TOMA FISICA SELECTIVA Esta actividad, se realiza en los meses de abril y octubre, con corte contable de los meses de marzo y septiembre respectivamente. El procedimiento a seguir es el siguiente: 1. Solicite al Profesional de Almacén el soporte del kárdex correspondiente al mes bajo revisión. 2. Con este listado, seleccione aquellos items que por su movimiento y materialidad deben ser verificados. 3. Elabore un corte de documentos de los soportes que el área de almacén maneja (Entradas y Salidas de Almacén) 4. Junto con el Profesional de Almacén o el personal que la Coordinación Administrativa determine, efectúe la verificación física de los elementos seleccionados y confronte el conteo realizado con lo que el kárdex reporta. 5. Investigue y documente las diferencias detectadas. 6. Coteje con el estado financiero el saldo que el kárdex base de la toma física presenta. Si es del caso investigue y documente las diferencias encontradas. 7. Las diferencias o inconsistencias encontradas repórtelas en un Memorando de Revisión TOMA FISICA COMPLETA Esta actividad se realiza en los meses de julio y diciembre y/o enero, con corte contable de los meses de junio y diciembre respectivamente. . El procedimiento a seguir es el siguiente: 1. Solicite al Profesional de Almacén el soporte del kárdex correspondiente al mes bajo revisión. 2. Elabore un corte de documentos de los soportes que el área de almacén maneja (Entradas y Salidas de Almacén) 3. Junto con el Profesional de Almacén, o el personal que la Coordinación Administrativa determine, efectúe la verificación física de los elementos seleccionados y confronte el conteo realizado con lo que el kárdex reporta.

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4. Investigue y documente las diferencias detectadas. 5. Coteje con el estado financiero el saldo que el kárdex base de la toma física presenta. Si es del caso investigue y documente las diferencias encontradas. 6. Las diferencias o inconsistencias encontradas repórtelas en un Memorando de Revisión

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6. TOMA FISICA DE INVENTARIOS DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO OBJETIVO: Efectuar la confrontación física de los elementos que se encuentran reportados en el kárdex de propiedades, planta y equipo, cuyo control está bajo la responsabilidad de la Coordinación Administrativa y su Profesional de Almacén, con lo que el estado financiero refleja, de tal forma que se establezca la razonabilidad del saldo que este rubro presenta.

Esta actividad se realiza durante el mes de diciembre y/o enero y es parte importante dentro del proceso de cierre contable de fin de año. El procedimiento a seguir es el siguiente: 1. Efectúe el corte de documentos de los soportes que el Área de Almacén para el control de activos fijos ha establecido. 2. Solicite el listado detallado de activos fijos por ubicación espacial y por funcionario (Casa 1, Casa 2, etc.) 3. Junto con el personal de almacén, que la Coordinación Administrativa designe para el trabajo, lleve a cabo la toma física, visitando cada uno de los puestos de trabajo y confrontando con lo que el listado reporta. 4. Relacione las diferencias o inconsistencias que observe dentro del recorrido que está haciendo. 5. Una vez terminado el proceso de toma física, verifique con el Profesional de Almacén las diferencias o inconsistencias detectadas durante el recorrido efectuado. 6. Verifique que los ajustes detectados se realicen y solicite la emisión de un listado definitivo corregido. 7. Solicite el listado de activos fijos clasificado por rubro y confronte que el saldo de este listado es el mismo del que tiene por funcionario y ubicación. 8. Una vez efectuado este cruce, confronte el listado por rubro con el saldo que el estado financiero refleja 9. Las diferencias o inconsistencias encontradas repórtelas en un Memorando de Revisión

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7. REVISION DE REGISTRO EN SICE OBJETIVO: Verificar en forma razonable, la información que la Coordinación Financiera y la Oficina Jurídica registra en el SICE, conforme a la normatividad establecida por la CGR para tal efecto.

REGISTRO DE CONTRATOS Dentro de los primeros diez días del mes, ingrese a la página www.sice-cgr-gov.co y desarrolle el siguiente procedimiento: 1. 2. 3. 4.

Ingrese la clave de usuario establecida para la oficina de auditoría interna. Ingrese al módulo de Ciudadano y escoja la opción Consulta de Contratos. Registre los parámetros de revisión que usted requiere teniendo en cuenta el período que va a revisar. De los registros que el pantallazo de consulta muestra, en forma selectiva verifique la información registrada y determina si el registro se hizo en forma adecuada y dentro de los cinco días hábiles del mes siguiente al objeto de revisión. 5. Las inconsistencias encontradas en la verificación respectiva plásmelas en un memorando. REGISTRO DE EJECUCION PRESUPUESTAL Conforme a lo establecido en el Acuerdo 009 de 2006, en forma trimestral FEDEGAN F.N.G. – F.E.P. deben efectuar el registro de su ejecución presupuestal, para el seguimiento respectivo, desarrollo el siguiente procedimiento: 1. Ingrese la clave de usuario establecida para la oficina de auditoría interna. 2. Ingrese al módulo de Ciudadano y escoja la opción Consulta de Presupuesto. 3. Registre los parámetros de revisión que usted requiere teniendo en cuenta el período que va a revisar. 4. De los registros que el pantallazo de consulta muestra, en forma selectiva verifique la información registrada y determina si el registro se hizo en forma adecuada y dentro de los cinco días hábiles del mes siguiente al objeto de revisión. 5. Las inconsistencias encontradas en la verificación respectiva plásmelas en un memorando.