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Todos los centros productivos de CEPSA en España han obtenido el certificado de Gestión de la Calidad global de AENOR. Esta unificación, entre otras ventajas, ha permitido optimizar la gestión y los recursos, aunar criterios, alinear objetivos, racionalizar la normativa interna o mejorar el enfoque a los grupos de interés.

CASOS PRÁCTICOS

Hacia una

certificación única Juan Carlos Galván Badillo Management Systems Manager CEPSA

C

EPSA es uno de los mayores grupos energéticos españoles, por volumen de facturación, presente en todas las fases de la cadena de valor del petróleo. En agosto de 2011 inició una nueva etapa de desarrollo con la incorporación del fondo soberano de Abu Dhabi, IPIC (International Petroleum Investment Company) como único accionista, que marca un nuevo hito. El objetivo fijado es conseguir un fuerte crecimiento focalizado en las unidades de Exploración y Producción, y Petroquímica, sin dejar de aprovechar las oportunidades que puedan producirse en otras áreas como Refino y Marketing. Para

conseguir estos retos se está desarrollando una nueva estructura de organización más eficiente y sencilla, con funciones, responsabilidades y roles de decisión bien definidos. El plan de transformación de la compañía comienza por definir unos nuevos valores; un plan maestro multidimensional centrado en la estrategia, la marca, la gestión y, por supuesto, en el equipo humano; unas nuevas formas de trabajo: política de mesas limpias, oficina digital y papeles cero, puestos de trabajo no asignados, organización por barrios, reducción de la burocracia, flexibilidad horaria, nuevas herramientas y

tecnología, reducción de los símbolos de estatus; y una ubicación en un edificio emblemático de Madrid. En este nuevo contexto, se decidió reposicionar la función de los Sistemas de Gestión como área corporativa para que constituyese una palanca de cambio en la que se pueda apoyar la Dirección del Grupo y consolidar los nuevos objetivos. En este contexto, Cepsa tiene una larga trayectoria ya que obtuvo el primer certificado de Gestión de la Calidad de AENOR en 1994 y hoy puede contar con un certificado del Sistema de Gestión de la Calidad global para todos los centros de trabajo en España.

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LOS DATOS Comités de dirección del negocio

Nivel 1 Comité HSBQ*

Aprueba

Nivel 2 linea

neiza, a Homoge a c y verifi

Nivel 3guimiento

l. se Realiza y revisión anua o ic d ó ri e s p accione Propone s o v ti je y ob

Comité de dirección de unidades de negocio CCP** • Refino • Petroquímica

Comité de los Sistemas de Gestión Comités locales Procesoso transversales * Seguridad y Salud en el Trabajo, Medio Ambiente y Calidad ** CPP - Comercial Petróleo

Inicio del proceso El punto de partida fueron los 36 sistemas de gestión certificados, con diferentes diseños, políticas, estructura documental y dimensiones, y con un amplio alcance para las actividades de diseño, producción, distribución, comercialización, transporte, suministro y servicio postventa de productos energéticos, petroquímicos, asfaltos, lubricantes y derivados del petróleo y una tipología de centros productivos que iban desde refinerías hasta plantas embotelladoras de GLP o lubricantes, pasando por fábricas petroquímicas o una red de oficinas comerciales. Para abarcar este proyecto se realizó un ambicioso plan de trabajo de 11 meses de duración que implicó romper los silos existentes y diseñar un único sistema de gestión para toda la compañía. Para ello, se definió un proyecto de racionalización de normativa interna, con el objetivo de analizar la estructura documental específica de los centros y de las unidades de negocio y a partir de ella, elaborar unos instrumentos de planificación y control (IPC) generales y aplicables a toda la compañía. Esto implicó analizar 107 IPC y transformarlos en la estructura documental básica que quedó formada por un manual

Un Sistema de Gestión de la Calidad único para toda la compañía obliga a diseñar la secuencia e interacción entre los procesos, de manera que toda la organización lo entienda de sistemas de gestión y seis procedimientos generales. Un Sistema de Gestión de la Calidad único para toda la compañía obliga a diseñar gráficamente, de manera que toda la organización lo entienda, la secuencia e interacción entre los procesos. El sistema de Gestión por Procesos (GPP) lo constituyó el Mapa de Procesos del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), las Fichas de Proceso del SGC, el seguimiento de los Indicadores de Proceso del SGC y las actividades de análisis y mejora. Con el fin de asegurar el cumplimiento de las normas internas y externas, en materia de seguridad, salud, protección del medio ambiente y calidad, y con el fin de prevenir y minimizar los riesgos de la compañía, se ha redactado una nueva política de HSEQ (Seguridad y Salud en el Trabajo, Medio Ambiente y Calidad). Además, se ha puesto en valor y se ha impulsado una cultura única en CEPSA mediante

el establecimiento de objetivos de compañía consecuentes con la mejora de los procesos. Los objetivos se centraron en definir e implantar una sistemática única en los sistemas de gestión de CEPSA. Para asegurar la revisión y mejora de los Sistemas de Gestión y la homogenización de los objetivos, se ha establecido una jerarquía de comités. Asimismo, para testar la eficacia del sistema se ha definido un plan de auditoría interna para muestrear exhaustivamente la implantación, o al menos el plan de implantación, del nuevo sistema. Este plan de trabajo dio su fruto en octubre de 2014 con la obtención de un certificado único UNE-EN ISO 9001 para el Grupo CEPSA, que da cobertura a los distintos negocios, a 85 centros de trabajo distintos y a una amplia gama de productos. Como grupo empresarial supuso un reto homogeneizar la gestión y los procedimientos de trabajo de la compañía. Esto sin duda está dando

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LOS DATOS Mapa de Procesos Sistema de Gestión de la Calidad Responsabilidades de la Dirección Estrategia y desarrollo

Gestión económica financiera

Recursos Humanos y organización

Tecnología

Comunicación y Relaciones Institucionales

Realización de Producto

Crudo

Trading

Crudo

Refino Electricidad

Crudo

Exploración y producción

Energéticos, bases GLP, betunes

Distribución y comercialización

Productos petroquímicos básicos

Energéticos lubricantes GLP, asfaltos productos petroquímicos

Productos petroquímicos

Petroquímica Electricidad Gas

Gas y electricidad

Productos petroquímicos básicos Gas y electricidad Necesidades

Necesidades y expectativas

Gestión de los Recursos Compras

Ingeniería

Mantenimiento

Laboratorio

SistemasPRÁCTICOS de información CASOS

Análisis, Medición y Mejora Gestión calidad

resultados muy positivos, ya que se ha optimizado la gestión y los recursos, aunado criterios, revisiones por la dirección, alineando objetivos, racionalizado normativa interna, no conformidades y el enfoque a los grupos de interés. El trabajo realizado en 2014, centrado en un principio en los Sistemas de Gestión de la Calidad, ha sentado las bases para integrar cualquier sistema de gestión, ya sea ambiental, de seguridad, de gestión energética o de activos físicos. En este sentido, en 2015 estamos trabajando para la certificación única de los Sistemas de Gestión Ambiental para que CEPSA logre tener una única certificación ISO 14001 que aglutine los actuales 24 certificados existentes.

Gestión ambiental

Gestión energética

Procedimientos de gestión generales, válidos para todos los sistemas Se han unificado los distintos sistemas y certificaciones de calidad, con el fin de poder marcar pautas de gestión más generales (disposición y plan de objetivos y metas, gestión de la documentación, normativa de los comités de seguimiento y revisión de los no conformes, acciones y auditorias), realizando estos “capítulos del sistema” con enfoque unificado e integrado. Es decir, que estas partes del sistema general pudieran dar cobertura al sistema de calidad, a la vez que a los de seguridad, gestión ambiental y energía. Hay que destacar que esta racionalización de la normativa interna se ha

Gestión seguridad

realizado desarrollando los tres sistemas “típicos” de gestión con alcance a otras normativas también relacionada con cada uno de ellos: Seguridad y Salud Laboral (OHSAS 18001 y Accidentes Mayores-Seveso); Gestión Ambiental (ISO 14001, Registro EMAS y Guía de Buenas Prácticas Ambientales de Puertos del Estado); y Calidad (ISO 9001, PECAL 2120, ISO/TS 16949, Marcado de Productos, ISO 22000 y Referenciales de Puertos para Calidad de Servicios en Terminales de Mercancías a Granel).

Esfuerzo para homogeneizar el sistema Para asegurar la revisión y mejora de los sistemas de gestión, se establece

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una jerarquía de comités que se explica a continuación • Nivel 3 Comités de los Sistemas de Gestión. Representan la gerencia de los sistemas en los centros productivos, filiales y sociedades dentro de las unidades de negocio, o procesos transversales. En estos comités se realiza el seguimiento periódico y de detalle según el ámbito de aplicación (calidad, medio ambiente, seguridad, energía, etc.) y el alcance establecido por el sistema de gestión (productos y servicios incluidos en dicho alcance, límites físicos en instalaciones, etc.). Los objetivos y funciones de estos comités son seguir y revisar a intervalos planificados los requisitos

establecidos por los sistemas de gestión; realizar la revisión anual por parte de la dirección de los sistemas de gestión (Calidad, Ambiental, Seguridad y Energía) en el primer comité planificado del año; y proponer mejoras, nuevos desarrollos, objetivos y necesidades de recursos, en función del resultado de la revisión anual, para su tratamiento en los Comités de Dirección del negocio. • Nivel 2 Comités de Dirección de Negocio. Representan la gerencia en las Direcciones de Negocio. En estas Unidades de Negocio están representados las distintas sociedades, unidades y centros productivos a los que aplican los sistemas de gestión.

Los objetivos y funciones de este comité ejecutivo en la gestión de los sistemas son verificar las revisiones llevadas a cabo por los Comités “locales” de los sistemas de gestión; homogeneizar y alinear objetivos, tanto generales como específicos según el negocio; comunicar a su organización los objetivos aprobados en el Comité HSEQ; realizar el análisis de indicadores globales de los sistemas de gestión y establecer acciones de mejora de acuerdo con los resultados y tendencias obtenidos; asegurar la disponibilidad de recursos dentro de su ámbito. • Nivel 1 Comité HSEQ. Representa la alta dirección de los Sistemas de Gestión de CEPSA. Sus objetivos y funciones son establecer y aprobar las políticas y objetivos generales de los sistemas de gestión; asegurar que existen los canales, tanto en sentido ascendente como descendente, y se comunica a la organización la importancia de satisfacer los requisitos de los sistemas de gestión en materia de clientes, medio ambiente, seguridad y energías; aprobar las revisiones llevadas a cabo por los Comités de Dirección y áreas trasversales de CEPSA; y asegurar la disponibilidad de recursos. ◗