FORMULACION DE PROYECTOS CULTURALES:

Nuestras ideas muchas veces no logran llegar a un lugar seguro donde puedan crecer y desarrollarse, pasan, se olvidan, nos justificamos o nos desmotivamos.
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INDICE I.

INTRODUCCION ......................................................................................................... 3

ƒ

¿Cómo Hacer de mi Idea un Proyecto? ................................................................... 3

ƒ

Que Nos Impediría Convertir Nuestras Ideas En Proyectos? .................................. 5

II.

Ahora bien, QUE ES UN PROYECTO? ....................................................................... 6

ƒ III.

FORMULACION DE

ETAPAS Y COMPONENTES DE UN PROYECTO ................................................. 8

IV.

PROYECTOS CULTURALES:

DELIMITACIÓN CONCEPTUAL .............................................................................. 9

ƒ

Diagnóstico .............................................................................................................. 9

ƒ

Justificación............................................................................................................ 11

ƒ

Objetivos ................................................................................................................ 12

ƒ

UNA HERRAMIENTA PARA LA PARTICIPACIÓN, EL DESARROLLO Y LA V.

INNOVACIÓN

1

Las Preguntas .......................................................................................................... 7

Población Beneficiaria Y Localización.................................................................... 14 DESCRIPCIÓN METODOLÓGICA ............................................................................ 15

ƒ

Planificación: secuencia de actividades ................................................................. 15

ƒ

Metas ..................................................................................................................... 17

ƒ

Roles y Funciones.................................................................................................. 19

ƒ

Cronograma ........................................................................................................... 20

VI.

PRESUPUESTO .................................................................................................... 22

VII.

RESUMEN ............................................................................................................. 35

2

Al jugar, por ejemplo, todos nos organizamos estableciendo las reglas que darán sentido a

I.

nuestras acciones, definiendo las estrategias que utilizaremos para alcanzar nuestro objetivo.

INTRODUCCION

Mi acción cumple una función en el armado del equipo, la relación con mis compañeras ¿CÓMO HACER DE MI IDEA UN PROYECTO?

compañeros se verá facilitada si actuamos como conjunto, en vista del sentido que le damos a nuestras energías.

A través de nuestra vida construimos en nosotros y en el medio acciones que van

Así, en la formulación de proyectos, deberemos definir claramente cuál será nuestro objetivo y

sucediéndose como elementos que cambian, modifican o hacen permanecer lo que deseamos.

cuáles las estrategias que utilizaremos para lograrlo, estableciendo ordenadamente las actividades necesarias para ello, con qué personas trabajaremos, cuáles serán nuestras

Las ideas se arman y desarman entre un respiro y otro. Así, como llegan también se van.

tareas/roles, cuándo realizaremos nuestro trabajo, quiénes formarán los equipos, dónde

Pasamos por períodos hermosamente creativos o de transición, y eso lo sabemos porque está

solicitaremos fondos o auspicios, quiénes serán las personas que participarán en él o en qué

la sensación permanente de crear o dar forma a esas ideas, intenciones, impulsos y

lugar se llevará a cabo, y así sucesivamente.

motivaciones. Poner en movimiento nuestras intenciones haciéndolas parte de un grupo, puede fortalecer Nuestras ideas muchas veces no logran llegar a un lugar seguro donde puedan crecer y

más aún nuestros objetivos, siempre y cuando existan metas alcanzables, donde podamos

desarrollarse, pasan, se olvidan, nos justificamos o nos desmotivamos. Pero cuando esas ideas

retroalimentarnos o evaluar lo que hacemos, innovando y buscando nuevos horizontes futuros,

le asignamos una intención y le damos la energía necesaria, se arman y crecen en ese lugar

donde enfrentamos la realidad haciéndola propia e intentando modificar aquello que no nos

inmediato, como también en aquellos que nunca hubiésemos pensado o imaginado.

hace felices, despertando las conciencias y movilizando las voluntades.

En ese camino que vamos recorriendo nos encontramos con posibilidades, alternativas y

Los esfuerzos conjuntos posibilitan también un mejor acceso a los recursos, siempre escasos,

dificultades que pueden modificar nuestras actividades. En algunas ocasiones, podremos

en vista de las fuentes de financiamiento existentes hoy en día. Es así, como podemos

confundirnos por no haber definido claramente lo alcanzable.

observar que el dinamismo en materia de financiamiento colectivo toma fuerza en la medida que nos hacemos parte de un proceso y no sólo de acciones transitorias, que no generan frutos

Luego nos damos cuenta que esa idea sin un objetivo que la impulse no tiene sentido, y que

de los cuales podamos obtener más semillas para seguir sembrando.

junto a ese objetivo se encuentran una serie de condiciones o pasos que lo van uniendo a esa idea. Como cuando se hace una fiesta, se organiza un evento, se realiza una muestra, se monta una obra, o también cuando jugamos, cada uno tiene un rol que se define en vista del objetivo a lograr.

3

4

II.

Para comenzar a organizar la mente....

Ahora bien, QUE ES UN PROYECTO?

Planificar es usar procedimientos para organizar la acción, es decir una serie de pasos ordenados para

Es un conjunto de actividades que se propone realizar, de manera articulada en función de una

alcanzar determinados objetivos.

necesidad sentida y un objetivo claramente definido, con el fin de producir determinados bienes, servicios u objetos, capaces de satisfacer esa necesidad o resolver problemas dentro

¿QUE NOS IMPEDIRÍA CONVERTIR NUESTRAS IDEAS EN PROYECTOS?

de los límites de un presupuesto, de un periodo de tiempo y espacio dado y según condicionantes socio políticas y culturales propias del contexto.

Para comenzar a convertir nuestras ideas en proyectos es necesario planificar o diseñar proyectos. Existen algunas dificultades comunes que hacen que los proyectos no tengan el

ƒ

Es un conjunto de actividades que se propone realizar,

éxito deseado. A continuación mencionamos algunas de las razones que impiden que las ideas

ƒ

En función de una necesidad sentida y un objetivo claramente definido,

se conviertan en proyectos.

ƒ

Con el fin de producir determinados bienes, servicios u objetos,

ƒ ƒ

Los objetivos están mal definidos, a menudo son abstractos y rara vez son

ƒ

Capaces de satisfacer esa necesidad o resolver problemas

cuantificables.

ƒ

Dentro de los límites de un presupuesto, de un periodo de tiempo y espacio dado y

El diseño del proyecto se lleva a cabo con poca participación de los niveles

según condicionantes socio políticas y culturales propias del contexto.

operativos

ƒ

Los criterios de evaluación no se han fijado con claridad

Desarrollar un proyecto no es tarea fácil, pero una forma de comenzar es preguntarse una y

ƒ

Las unidades ejecutoras no están identificadas con claridad

otra vez lo que queremos hacer. No existe un lugar donde se encuentren todas las respuestas

ƒ

Los presupuestos no se calculan adecuadamente ni se refieren a las actividades

y eso es positivo, ya que nuestra imaginación y creatividad tiene un espacio propio.

programadas

ƒ

No se les da consideración debida a las soluciones alternativas

Definir un proyecto puede hacerse desde diferentes puntos de vista. Cuando nos referimos a

ƒ

Las actividades programadas no responden a los objetivos del proyecto

un proyecto cultural, éste involucra factores que muchas veces se creen intangibles, pero que,

ƒ

La programación y los procedimientos de ejecución tienen muy poca flexibilidad

por el contrario, los podemos identificar, planificar, diseñar, organizar, implementar, ejecutar y

ƒ

No se entiende claramente el ambiente externo al proyecto o no se toma

evaluar, según los objetivos y actividades establecidas en un comienzo.

debidamente en cuenta

ƒ

Una ayuda importante será ejercitarnos en el manejo de la gestión de proyectos, como una

Los proyectos tienden a durar demasiado, son interminables.

herramienta válida y facilitadora para concretar nuestras ideas y objetivos. Los pasos que podamos dar en este sentido son de continuo aprendizaje, lo que implica una constancia en el trabajo y una entrega permanente en la actividad que desarrollemos.

5

6

LAS PREGUNTAS

III.

ETAPAS Y COMPONENTES DE UN PROYECTO

La formulación de preguntas es el punto de partida para comenzar a convertir nuestras ideas en proyectos. Las preguntas no sólo debemos realizarlas a nosotros mismos, sino que

La gestión cultural la entenderemos como aquella que facilita un proceso de desarrollo cultural,

debemos aprender a preguntar a la realidad y a nuestro contexto.

mediante herramientas y actividades que permitan llevar a cabo los objetivos propuestos desde las ideas creadas. Asimismo, implica el promover un espacio de interacción entre los diversos

Las preguntas muchas veces se nos entrelazan unas con otras y cuando no las podemos

actores culturales, desde su propia identidad, individualidad y agrupación, influyendo en el

responder, crecen y nos toman presos buscando respuestas que permitan liberarnos, pero

medio y generando estados de mejor condición futura para su desarrollo.

también suelen ser las llaves de puertas que siempre hemos querido abrir y que nos motivan a seguir en el camino que hemos de construir.

Los Proyectos serán, entonces, aquella materialización directa de las líneas programáticas en acciones, actividades o tareas que involucran un diagnóstico, planificación y ejecución de

Las preguntas serán aquí aquellas que nos permitirán definir y formular nuestro objetivo

determinadas ideas, que generen un impacto en una población y lugar determinado.

general, determinar los objetivos específicos, planificar las actividades, focalizar nuestras tareas, estimar el tiempo requerido para éstas y sus responsables, junto con cuantificar los recursos necesarios para realizar nuestro proyecto.

En un proyecto podemos distinguir tres etapas de desarrollo: 1. Delimitación Conceptual (¿Qué voy a hacer?) a. Diagnóstico b. Justificación

EN SÍNTESIS....

c. Objetivos

Formular un Proyecto es pensar en ¿QUÉ VOY HACER?, ¿COMO LO VOY A HACER? Y

d. Población beneficiaria

CON QUÉ LO VOY A HACER?

e. Localización 2. Descripción metodológica (¿Cómo lo voy a hacer?) a. Actividades b. Metas c. Roles y funciones d. Cronograma 3. Determinación de recursos (¿Con qué lo voy a hacer?) Cada una de estas etapas será reseñada a continuación, presentamos sólo

un modo de

entenderlas, sin que signifique desconocer que existen otras miradas o enfoques en torno a la formulación de proyectos culturales.

7

8

IV.

A continuación, tomaremos algunos autores que definen los aspectos que deben contemplarse

DELIMITACIÓN CONCEPTUAL

a la hora de realizar el diagnóstico. DIAGNÓSTICO Forni señala los aspectos esenciales que debiera contener un diagnóstico: A Usted, cuando se le ocurre hacer algo, ¿por qué cree que se le ocurre?, seguramente es

ƒ

La población a quien va dirigido el proyecto

porque usted percibió o se dio cuenta que en su entorno próximo, hay una necesidad, un

ƒ

Sus necesidades o problema social a superar

problema o una situación que requiere de algún tipo de intervención, y que USTED podría

ƒ

Las causas que originan o mantienen la situación carencial y los posibles medios para superarla

hacer algo al respecto.

ƒ

El problema tal como es percibido e interpretado por los sujetos

Esto que Usted QUIERE HACER, debe ser pensado como respuesta a una situación de

ƒ

La situación global y el contexto en que se inscriben los sujetos y los problemas.

partida, a la que es necesario definirla, delimitarla, caracterizarla, ésta tarea es la que en un

ƒ

La factibilidad de su solución, control o disminución.

proyecto se llama DIAGNÓSTICO. Ander Egg señala además, los aspectos de: Como primera parte del proceso de formulación de proyectos, el diagnóstico es fundamental, ya que nos invita a recorrer el contexto, la situación actual, tomando en cuenta todas aquellas

ƒ

Prognosis o predicción del comportamiento futuro

variables, condiciones o elementos que influyen en el medio y que nuestra acción podría

ƒ

Factores y actores sociales relevantes que influyen en la situación.

modificar. Podemos verlo como una fotografía al momento presente, donde está incorporado El mismo autor señala que en la mayoría de los proyectos, no se incluyen diagnósticos

todo lo que le pertenece.

operativos sobre la situación social que se quiere enfrentar. Entendiendo por diagnóstico Para realizar un proyecto viable el Diagnóstico es clave ya que nos brinda los elementos para

operativo no una multiplicidad de datos estadísticos cualitativos expuestos descriptivamente1,

la justificación y fundamentación del mismo.

sino aquella información que permita perfilar o caracterizar en términos de su ubicación social y cultural a los beneficiarios o sujetos de un proyecto, determinar con claridad el problema a

EN SÍNTESIS El diagnóstico es la situación inicial...

superar, y las causas que lo han originado o que lo mantienen en la situación en que se

es una necesidad o situación problema que proporciona datos e información acerca de la

encuentra; interpretar en qué forma el problema es percibido y evaluado por los propios sujetos

realidad sobre la que se va actuar, con su consiguiente análisis e interpretación, incluyendo la

y, finalmente, el contexto global en el que se inscriben éstos y los problemas que los afectan.

interpretación que hacen de esa situación con otros actores sociales. Es el punto de partida, lo La inclusión en el diagnóstico del perfil de las personas que serán “beneficiarios” del proyecto

que existe en el momento de iniciar un proyecto.

tiene la función principal de aportar información necesaria para garantizar la pertinencia de la estrategia elegida.

1

Se observa que lo que se incluye como diagnóstico se reduce con frecuencia, a la localización geográfica del proyecto, datos

poblacionales cuantitativos y algunas generalidades sobre la situación económico-social de los afectados. Rara vez se apela a la forma en que los sujetos visualizan su propio problema.

9

10

Espinoza (1993) define el diagnóstico como un proceso previo a la formulación del proyecto, que consiste en reconocer en el terreno mismo donde se proyecta ejecutar una acción

El justificar o fundamentar nuestro proyecto tiene que ver con el sentido en el que

determinada, los síntomas o signos reales y concretos de una situación problemática. En este

orientemos los esfuerzos conjuntos, y la relación entre lo propuesto y la realidad en la que

proceso identifica cuatro productos indispensables:

nos situemos.

ƒ

Obtener el conocimiento necesario sobre los aspectos fundamentales que configuran la OBJETIVOS

situación problemática que se va a enfrentar mediante la ejecución del proyecto

ƒ ƒ ƒ

Elaboración de un inventario de recursos necesarios y disponibles pare enfrentar la situación problemática detectada

Cuando definimos los objetivos de nuestro proyecto estamos respondiendo a una necesidad

Definición de alternativas posibles de acción para enfrentar la situación problemática,

dentro de un territorio o grupo de gente. El ¿Por qué? queremos llevar a cabo el proyecto y la

atendiendo a las necesidades detectadas y a los recursos disponibles

forma de plantear los objetivos, tendrá que ver con la situación actual que observemos

Adopción de la alternativa más factible que servirá de base para la formulación del

(diagnóstico), con la manifestación de la carencia o necesidad que detectamos (causas y

proyecto.

efectos) y la propuesta que se plantea como solución a lo diagnosticada. Una vez observada la realidad más inmediata, deberemos definir el objetivo que proyectamos a JUSTIFICACIÓN

futuro, es decir, el sentido de nuestra acción. Junto a él sumaremos los contenidos del proyecto, que determinaremos para alcanzar el propósito que nos hemos planteado como logro

Este componente tiene como objetivo presentar la argumentación y o las razones que justifican

(imagen futura).

o hacen que nuestro proyecto es necesario y beneficiará a la población a la que se destinará el proyecto.

A la par de identificar ese objetivo y contenido, definiremos las estrategias u orientaciones que

Es muy importante destacar para tenerlo en cuenta a la hora de elaborar esta parte del

intentará, por una parte, que el objetivo responda a esa realidad o diagnóstico que hemos

proyecto, los siguientes requisitos:

observado, y por otra, que éste sea permanente y tenga correlación con las actividades o

tendrán nuestras acciones en el tiempo. La coherencia necesaria para dicha construcción

a) Hay que explicar la prioridad y urgencia del problema para el que se busca solución

líneas de acción que vayamos a elaborar en la etapa de la planificación.

b) Hay que justificar porqué este proyecto que se formula es la propuesta de solución mas

Es el objetivo y sus contenidos los que movilizan, y dan sentido a nuestras acciones conjuntas.

adecuada o posible para resolver ese problema Nota: Cuando elaboramos objetivos, se puede tomar como punto de referencia la clasificación La justificación del proyecto debe basarse en razones lógicas que den cuenta del

en objetivos generales y objetivos específicos, si bien esta es una decisión arbitraria, en el

diagnóstico y de los condicionantes externos tanto que generan el problema o necesidad,

presente material se abordará esta clasificación por ser la más completa en la mayoría de los

como aquellos que son factibles para la solución o satisfacción de la necesidad.

formularios.

Lo principal dentro de la justificación es explicitar el porqué se hace y que sucedería con la situación si no hubiera intervención.

11

12

Objetivo General

Ejemplo:

El primer aspecto a tomar en cuenta es el ¿Qué? , ya que nos posibilita comprender ¿Qué

Objetivo General:

queremos hacer? A veces no lo sabemos muy bien y deambulamos por muchas respuestas

1. Desarrollar las capacidades artístico-culturales de los jóvenes de la comuna de San José.

que vagamente se van desarmando en el tiempo. Responder el ¿Qué? abrirá la puerta de la definición de nuestro Objetivo, con él podremos ordenar nuestra idea y darle sentido a lo que

Objetivos Específicos:

buscamos con nuestra acción.

1.1 Motivar las manifestaciones culturales de artistas comunales. 1.2 Implementar Talleres Artísticos de interés de los jóvenes de la comuna.

Determinar un objetivo no es tarea fácil, deberemos formularlo y reformularlo antes de

1.3 Formar y capacitar agrupaciones culturales de jóvenes de la comuna.

establecerlo, ya que será el orientador de nuestras acciones, es decir, lo que deseamos hacer,

1.4 Realizar muestras artístico-culturales en la comuna.

evitando las posibles condicionantes previas que desde un comienzo puedan limitarnos. Un objetivo mal definido nos alejará de lo que intentábamos realmente lograr.

El ¿Cómo? se constituye en una herramienta importante, ya que desde ahí podremos desarrollar en forma ordenada las acciones que realizaremos, para lograr cada uno de los

¿Qué deseamos lograr? ¿Qué buscamos? ¿Qué queremos crear? ¿Qué queremos entregar?

objetivos específicos, que respondan a su vez al objetivo general antes propuesto. Es aquí, donde deberemos entender que un principio importante a la hora de diseñar un proyecto es la

Ejemplos:

ƒ

coherencia que tenga éste al momento de estructurase, ya que cada una de las partes deberá

Desarrollar las capacidades artístico-culturales de los jóvenes de la comuna de San

responderse entre sí.

José.

ƒ ƒ

Capacitar, promover y asociar a agrupaciones culturales sin Personalidad Jurídica de la

La coherencia estará dada por el entendimiento global del proyecto, desde su diagnóstico hasta

comuna de El Algarrobal.

la evaluación de sus objetivos y actividades.

Difundir las obras de los artistas plásticos de la región de Lavalle. POBLACIÓN BENEFICIARIA Y LOCALIZACIÓN

Como vemos, al momento de responder el ¿Qué? un verbo se hará espacio en nuestra

Al establecer nuestros objetivos, también vamos definiendo la población sobre la cual tendrá

respuesta, lo que permitirá definirlo como nuestro Objetivo General de trabajo: Promover,

impacto el proyecto.

Generar, Desarrollar, Incentivar, Conocer, Crear, Motivar, Buscar. 10

Así, surge la necesaria pregunta ¿A Quiénes? está dirigido nuestro proyecto, que será el

Objetivos Específicos

grupo objetivo en el cual desarrollaremos las propuestas, los Beneficiarios.

Una vez determinado el ¿Qué?, mediante la definición del objetivo, intentaremos responder el Al determinar ésta población diferenciaremos a los Beneficiarios Directos, como aquellos a los

¿Cómo? , que nos ayudará a conformar los Objetivos Específicos de nuestro proyecto.

que va dirigido específicamente nuestro proyecto y a los Beneficiarios Indirectos, que son a los Los objetivos específicos serán aquellos que nos darán las pautas de desarrollo, mediante las

que el proyecto se dirige en segunda instancia.

cuales guiaremos nuestro objetivo general.

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14

En un Taller Artístico para jóvenes de 15 a 29 años de la comuna, con una exposición final de sus trabajos, los beneficiarios directos serán los jóvenes que participaron directamente de éste

La planificación debe mostrar la coherencia que tengan nuestros objetivos y las actividades que

y los beneficiarios indirectos el público asistente a la muestra final.

se vayan a desarrollar en el proyecto.

Por otro lado, localizar un proyecto consiste en determinar el emplazamiento o el área en

Ningún proyecto puede realizarse sin una sucesión de quehaceres y aconteceres que tienen el

dónde se ubicará. Esta localización puede hacer a un doble nivel:

propósito de transformar ciertos insumos en los resultados previstos (productos) dentro de un período de tiempo determinado.

a) Macro – localización: esto es la ubicación geográfica del proyecto dentro del área. b) Micro – localización: identificando dentro de un conjunto menor, el lugar o zona en que

En efecto, lo que materializa la realización de un proyecto es la ejecución secuencial e integrada de diversas actividades. Esto implica que en el diseño del proyecto se ha de indicar

se desarrollará el proyecto.

de manera precisa y concreta, cuáles son las actividades que hay que ejecutar para alcanzar Es importante dejar sentado que muchas veces un proyecto se desarrolla en una zona pero

las metas y objetivos propuestos.

tiene una cobertura espacial mayor a la zona en donde se desarrolla; esto se deberá indicar como cobertura geográfica o espacial para evaluar el nivel de impacto en relación al territorio.

Para ello debe explicarse la forma en que se organizan, suceden, complementan y coordinan las diferentes tareas, de modo tal que el encadenamiento de las mismas no sufra desajustes graves que influyan negativamente en la realización del proyecto.

V.

Ejemplo:

DESCRIPCIÓN METODOLÓGICA

Objetivo Específico: PLANIFICACIÓN: SECUENCIA DE ACTIVIDADES

1.4 Realizar muestras artístico-culturales en la comuna de San José. Actividades:

La planificación es entendida como un conjunto de procedimientos para alcanzar el objetivo

a. Determinar áreas de interés de las muestras.

que se quiere lograr, en forma flexible, propositiva, creativa, participativa y dinámica, dándole

b. Proponer actividades de las muestras.

viabilidad y sustentabilidad a nuestro proyecto.

c. Definir lugares y fecha. d. Conseguir auspiciantes.

Existen simples pasos que deberemos dar para entender la planificación e incorporarla al

e. Realizar un relevamiento de posibles artistas.

trabajo. Como ya hemos visto, nuestra idea intencionada dará paso a un objetivo y, por ende, a

f. Convocar artistas.

un proyecto.

g. Confirmar participación. h. Difundir la muestra.

Es aquí donde planificar nuestras acciones requiere una necesaria detención, que nos permita

i. Implementar el evento.

observar en base a nuestros objetivos, aquellas actividades que tendremos que realizar en el

j. Realización de la muestra.

transcurso del tiempo definido, buscando anticipar acontecimientos y guardando coherencia

k. Evaluar sus resultados.

con lo propuesto.

l. Envío de agradecimientos.

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METAS

ƒ

Convocar artistas.

ƒ

Confirmar participación.

Tareas: Para que los objetivos no queden en simples declaraciones de intenciones sin que se pueda

ƒ

Relevar domicilios de artistas del departamento.

entender cuáles son los logros específicos que se pretenden alcanzar con el proyecto, es

ƒ

Realizar entrevistas individuales para determinar: características de las obras,

necesario especificar las acciones concretas que demandará su ejecución, es decir, traducirlos

pretensiones económicas y de marketing, determinar posibilidades de las agendas de

a metas.

los artistas.

Las metas entonces hacen concretos a los objetivos, estableciendo cuánto, cuándo y dónde se realizarán éstos, de modo de poder establecer claramente las actividades e insumos necesarios para lograrlos. (Ander Egg, Aguilar 1996)

La meta puede definirse como un “objetivo temporal, espacial y cuantitativamente dimensionado” . Las metas por lo tanto incluyen:

ƒ

Cantidad

¿cuánto se realizó?

ƒ

Calidad

¿en qué grado y forma se alcanzó?

ƒ

Tiempo

¿en qué plazo se alcanzó?

ƒ

Dónde

¿en qué lugar se alcanzó?

Un ejemplo: Objetivo General: Promover el desarrollo artístico cultural de la Comuna de San José. Objetivo específico: Generar espacios de difusión de las producciones de los artistas de la comuna. Meta: Realizar muestras artístico culturales, en la comuna de San José, de la producción de no menos de 10 artistas plásticos de San José durante el año 2005, distribuido en 6 períodos de 2 meses cada uno. Actividades:

ƒ

Realizar un relevamiento de posibles artistas.

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18

ROLES Y FUNCIONES

CRONOGRAMA

Para dar mayor énfasis a nuestro trabajo, apostaremos ahora por responder ¿Quiénes? serán

Al definir las diferentes actividades de nuestros objetivos, lo ideal ahora es acercarnos aún más

los encargados de cada una de las actividades , es decir, definiremos los responsables por

al proyecto preguntándonos ¿Cuándo? De esta forma podremos ordenar en el tiempo nuestras

actividad y roles (que tareas deberán realizar teniendo en cuenta el rol que ocupan en el

actividades, evaluando su cumplimiento o posibles ajustes. La utilidad que nos presenta la

proyecto) que tendrá cada integrante en nuestro Equipo de Trabajo.

formulación y el diseño de un plan de trabajo es porque nos facilita aplicación y comprensión de cada tarea a realizar.

Para tal efecto, a cada una de las actividades sumaremos otra columna determinando los responsables, que en este caso podemos estructurar mediante los roles asignados, ya sean

La importancia que tendrá el diseño de nuestro cronograma nos permitirá estar en permanente

estos de productor, coordinador, asistentes u otros.

interacción con las actividades como un conjunto, es decir, cada una de ellas coherentes entre sí. Distinguimos en el tiempo, ciertos plazos que pueden ser de Corto, Mediano y Largo alcance. Esto se hace necesario para poder ver cómo estamos llevando a cabo nuestras tareas, cuál es el logro y grado de cumplimiento del objetivo y, por ende, de nuestro proyecto en el tiempo presente, y cuáles serán los ajustes que deberemos realizar hoy para el cumplimiento de mañana. Asimismo, hay que tener claro que podemos tener algunos imprevistos que pueden afectar las actividades que teníamos planificadas. Por ello, es necesario entender que lo principal será nuestro objetivo, y que las actividades que planifiquemos ayudarán a lograrlo, pero estas pueden tener modificaciones que intentaremos siempre poner en positivo, buscando las oportunidades y tomando las dificultades como nuevos caminos a recorrer y no como finales anticipados.

19

20

VI.

PRESUPUESTO

Una vez completado el cronograma, donde desarrollamos la formulación y diseño de objetivos, actividades y responsables, nos queda por determinar los recursos necesarios para llevar a cabo nuestro proyecto, para esto utilizaremos la técnica del presupuesto por rubro.

PRESUPUESTO: lo entendemos como la organización y valoración de los recursos necesarios en cada una de las etapas/actividades, desagregados en rubros ( tipos de gastos ) para la ejecución de nuestro proyecto. Cuales son las preguntas que nos ayudan a presupuestar: 1. ¿QUÉ? – hay que determinar cuales son las necesidades de bienes y servicios (recursos en general) , dentro de cada una de las tareas a cumplir para cada Actividad del proyecto. Dentro de esta etapa es importante profundizar el análisis de gastos, detectando todas y cada una de las necesidades en cada tarea. 2. ¿CUÁNTO NECESITO? – significa determinar la cantidad necesaria de cada bien y servicio a lo largo del proyecto y para cada tarea.

En esta etapa debemos

colocarle unidad de medición a los bienes y servicios que voy a necesitar, teniendo en cuenta el tiempo en el que voy a desarrollar cada una de las tareas. 3. ¿CUÁNTO VALEN LOS BIENES Y SERVICIOS? – en esta pregunta debo asignarle valor a cada uno de los bienes y servicios que necesito para poder llegar al total de recursos para el proyecto.

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Es importante asegurarse de que la valoración asignada a cada gasto sea vigente

PRESUPUESTO POR RUBRO O TIPO DE GASTOS: a través de esta técnica se

(precio actual)

desagregan todos los gastos necesarios para la elaboración y ejecución de un

y este de acuerdo con los valores de mercado (precio en los

comercios del rubro ). 4. Finalmente ¿COMO OBTENGO LOS RECURSOS? Y esto

proyecto atendiendo a las características particulares de cada gasto. queda separado los

puntos A y B, ya que los recursos propios y los conseguidos de terceros

A continuación presentamos una breve descripción de la calcificación de gastos sugerida en el formulario para el presupuesto.

particulares o instituciones se suman al financiamiento solicitado al Fondo Provincial de la Cultura, completando el monto total de recursos del proyecto. RUBROS O TIPOS DE GASTOS a. Recursos Propios: Se refiere a todos aquellos recursos que aporta la institución o el grupo responsable del proyecto, aquí es importante poder asignarle valor a todos los

™ RECURSOS HUMANOS: Son todos los gastos relacionados con los servicios personales

recursos existentes y que generalmente no significan erogación de dinero.

que requiera el proyecto.

¿Como se valoran? hay que valorarlos de acuerdo al precio de mercado como en el

Forma de Asignarles Valor: este tipo de gasto se debe medir en horas hombre, significa

caso de un local propio, por su valor de alquiler; maquinas, por su alquiler o precio de

calcular la cantidad de tiempo necesario para cada una de las actividades a desarrollar por

venta; horas de trabajo, por el precio que se paga en otras instituciones.

cada uno de las personas que intervengan en el desarrollo del proyecto. Ejemplo: Coordinador general del proyecto, Operador, Productor, Técnicos

b. Recursos de Terceros: Estos se refieren a aquellos recursos en efectivo, materiales,

como

Ingeniero, Profesor, Arquitecto, Escenográfo, etc.)

implementos, etc, que son obtenidos a través de personas o instituciones terceras que aporta y/o apoyan el proyecto. Para asignarles valor, en caso que no se dinero, se determina de la misma manera que los recursos propios.

™ EQUIPAMIENTO / INFRAESTRUCTURA / INDUMENTARIA / INSTRUMENTOS:

SOLO PARA ONG’s o GRUPOS CON REPRESENTANTE Son todos los gastos para la adquisición acondicionamiento y mantenimiento de maquinarias, herramientas, equipamiento técnico, indumentaria, instrumentos e inmuebles necesarios para el objetivo principal del proyecto. Forma de Asignarles Valor: en este tipo de gasto es muy importante averiguar el valor de mercado del bien (precio actual en los negocios del rubro) en el caso de tener que comprarlo. En caso de tener que acondicionar y/o para el mantenimiento, hay que hacer un detalle de todos los insumos necesarios para luego averiguar su precio de mercado. Ejemplo: Compra o alquiler de retroproyector o acondicionamiento del mismo, compra de equipos de sonido, compra o acondicionamiento de instrumentos, etc.

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Forma de Asignarles Valor: en este caso la valoración depende del tipo de gasto a ™ INSUMOS / MATERIALES O GASTOS DE PRODUCCION : Son todos los gastos periódicos relacionados con cada una de las tareas del proyecto.

realizar, siempre teniendo en cuenta las cantidades y los precios actualizados. Ejemplo: insumos de limpieza, gastos de librería general para distintas tareas, etc.

Forma de Asignarles Valor: en este tipo de gastos es importante poder calcular con la mayor exactitud posible las cantidades necesarias y luego asignarles el valor un mercado

INSTRUMENTOS PARA LA CONFECCION DEL PRESUPUESTO

actualizado.

POR RUBROS

Ejemplo: adquisición de materiales que se consumen en cada espectáculo, evento, show o presentación como maquillaje, bebidas, entrada, etc.

PLANILLA OPTATIVA DE ACTIVIDADES / TAREAS Y RUBROS ™ TRANSPORTE / COMUNICACION: Por transporte entendemos

todos los gastos

necesarios para el traslado de las personas, equipamientos y materiales en cada una de las

Una vez comprendida la introducción conceptual sobre la técnica del presupuesto comenzamos con

actividades del proyecto. Y también en este rubro se deben contemplar todos los gastos de

su elaboración.

Comunicación Interna (entre los integrantes del proyecto) y la Comunicación Externa

Para facilitar su confección

(aquella vinculada con los gastos de promisión y difusión).

presupuesto, que nos facilita vincular el proceso lógico (logrado en los módulos anteriores de la

Forma de Asignarles Valor:

para el transporte

es importante tener en cuenta las

presentamos una

planilla anexa,

de ayuda al formulario del

capitación) a través del cual determinamos las actividades y tareas necesarias relacionadas con

distancias, cantidad de viajes, precios de mercado, etc. Y para la comunicación interna

los rubros o tipos de gastos.

determinar las necesidades y asignarles valor para las distintas tareas del proyecto y en el

La idea de esta planilla es tomar las actividades identificadas dentro del cronograma, desagregarlas

caso de la Externa tener en cuenta gastos de impresión, diseño, distribución del material

en las tareas / necesidades para ejecutarlas y vincularlas con una cruz en cada tipo de gasto o

para la difusión del proyecto.

rubro del presupuesto.

Ejemplo: (combustible para un auto, mendobus, tarjetas telefónicas, Internet, diseño de

a) Actividades / Etapas: colocar la misma denominación asignada en el cronograma.

afiche, etc.) ™ DERECHOS Y SERVICIOS: Son aquellos gastos en derechos y servicios necesarios para las distintas tareas del proyecto como derechos de autor, propiedad intelectual y servicios corrientes. Formas de Asignarle Valor: en este tipo de gasto generalmente los valores están determinados por las entidades que los cobra.

actividad / etapa. c) Rubros (Tipos de Gastos): identificar a través de una cruz los distintos tipos de gastos necesario para llevar a cabo cada tarea o necesidad.

Ejemplos: Pagos de AADI CAPIF, Argentores, luz, gas, etc. ™ GASTOS VARIOS Y DE ADMINISTRACION: Son aquellos gastos

b) Tareas / Necesidades: colocar el nombre de las tareas que involucran a cada

que ayudan a la

organización y registro del proyecto y aquellos que no han sido contemplados en la tipificación anterior.

25

26

a) Detalle del Gasto: es una breve denominación del gasto o necesidad. b) Cantidad: indicar cuanto es lo que necesitamos de ese gasto es decir Recursos

Equipamiento /

Insumos /

Trasporte /

Derechos /

Varios /

Materiales

Comunicación

Servicios

Administración

Infraestructura / Humanos

Indumentaria

c) Costo Unitario: es el valor asignado o precio por unidad.

Actividad Nº1 : Tareas o Necesidades

cuantificarlo. Importante tener en cuenta los tiempos de ejecución. d) Total Fondos Solicitados: es la multiplicación de la cantidad necesaria por el precio o valor unitario.

a-

e) Descripción Conceptual del Gasto: indicar con mayor grado de detalle el gasto

b-

indicado.

c-

f)

e-

Actividad Nº2 : Tareas o Necesidades

Subtotal por Rubro: es la sumatoria de la columna d).

d-

1 - RECURSOS HUMANOS: Son todos los gastos generados por servicios personales

a-

requeridos en cada una de las etapas del proyecto. Ejemplo: Coordinador del Proyecto,

b-

Operador, Productor, Técnicos (ingeniero sonido, profesores, etc.)

cDetalle del Gasto

d-

Cantidad

Costo

Total Fondos

Unitario

Solicitados

Descripción Conceptual del Gasto

e-

¿COMO COMPLETAR EL FORMULARIO?

1

$ 0,00

2

$ 0,00

3

$ 0,00

4

$ 0,00

5

$ 0,00 SUBTOTAL EN RECURSOS HUMANOS

$ 0,00

Luego de haber identificado cuales son los tipos de gastos por actividad, hay que determinar las cantidades y luego valorarlas, de esta manera vamos completando el formulario para determinar el presupuesto final del proyecto. En formulario esta subdividido en un cuadro por tipo de gasto, seis (6) en total y uno final que resume y totaliza el presupuesto. Dentro de cada cuadro debemos colocar:

27

28

2- EQUIPAMIENTO / INFRAESTRUCTURA / INDUMENTARIA / INSTRUMENTOS: SOLO PARA ONG’s o GRUPOS CON REPRESENTANTE

Son todos los gastos para la adquisición

acondicionamiento y mantenimiento de maquinarias, herramientas, equipamiento técnico,

Para finalizar con el presupuesto, nos encontramos con el cuadro que resume el

indumentaria, instrumentos e inmuebles necesarios para el objetivo principal del proyecto.

total de gastos necesarios para el proyecto, al cual debemos trasladar los

Ejemplo: Compra o alquiler de retroproyector o acondicionamiento del mismo,

subtotales de los rubros antes determinados y obtener de esta manera el monto final solicitado al Fondo Provincial de la Cultura.

acondicionamiento del lugar de ensayo o elaboración, etc. Detalle del Gasto

Cantidad

Costo

Total Fondos

Unitario

Solicitados

Descripción Conceptual del Gasto

1

$ 0,00

CUADRO RESUMEN DE LO PRESUPUESTADO POR

2

$ 0,00

RUBROS

3

$ 0,00

4

$ 0,00

5

$ 0,00

SUBTOTAL

RUBRO

2 SUBTOTAL EN EQUIPAMIENTO O INFRAESTUCTURA

/

EQUIPAMIENTO

SOLICITADOS

1 SUBTOTAL EN RECURSOS HUMANOS

EN

INFRAESTRUCTURA

TOTAL FONDOS

3 SUBTOTAL EN INSUMOS / MATERIALES / GASTOS PRODUCCION 4 SUBTOTAL EN TRANSPORTE / COMUNICACIÓN

$ 0,00

5 SUBTOTAL EN DERECHOS Y SERVICIOS 6 SUBTOTAL EN GASTOS ADMINITRATIVOS O VARIOS

3- INSUMOS / MATEIRIALES / GASTOS DE PRODUCCION : Son todos los gastos periódicos

TOTAL DE GASTOS DEL PROYECTO

relacionados con cada una de las tareas del proyecto. Ejemplo: maderas, lienzos, maquillaje, programas, bebidas, etc. Detalle del Gasto

Cantidad

Costo

Total Fondos

Unitario

Solicitados

1

$ 0,00

2

$ 0,00

3

$ 0,00

4

$ 0,00

5

$ 0,00 SUBTOTAL EN INSUMOS / MATERIALES

Descripción Conceptual del Gasto

$ 0,00

29

30

2-REQUISITOS QUE DEBE TENER LA DOCUMENTACION RESPALDATORIA

DE LOS

GASTOS ( comprobantes): IMPORTANTE PARA TENER EN CUENTA A LA HORA DE PRESUPUESTAR • 9 Debemos tratar de pensar en los todos los detalles para detectar cada una de las

se debe adjuntar un juego de fotocopias para que la Subsecretaria las Certifique como

necesidades que voy a tener dentro de cada actividad, tratando de minimizar los gastos no previstos a la hora de llevar a cabo el proyecto.

Los comprobantes se deben presentar en originales, no fotocopias. En caso de ONG´s Copia Fiel.



9 Hacer el calculo lo mas aproximado posible sobre las cantidades necesarias,

Se pueden recibir Factura C - B – Recibos C - Ticket Factura - Ticket acompañado de la correspondiente factura, con ítem discriminados, extendidos a nombre del

teniendo en cuenta los tiempos de cada actividad.

beneficiario. Tener en cuenta cuando son facturas B que no estén vencidas, la fecha de

9 Tratar de averiguar el precio de mercado vigente de los bienes y servicios y no hacer estimaciones.

vigencia figura en la parte inferior – izquierda del comprobante. •

9 Tener la precaución de saber si donde voy a adquirir los bienes o servicios tienen comprobantes para luego poder rendir el gasto.

Extendida a nombre de la entidad o persona beneficiaria(representante de grupo o persona física)

• Debe contener el domicilio de la entidad o persona beneficiaria o representante del grupo • Indicar la fecha de la compra o pago en caso de prestación del servicio.

RENDICION DE CUENTAS POR INVERSION FONDOS OTORGADOS

• No contener enmiendas ni raspaduras.

1- Debe incluir un detalle de la documentación respaldatoria que se acompaña que debe estar foliada y descripta en una planilla que cubra los siguientes ítem mínimos(se aconseja utilizar

• Contener claro detalle de los elementos adquiridos o servicios prestados, precio unitario y precio total. • Que cada uno de los comprobantes se encuentre debidamente conformado por el

planilla de cálculo):

beneficiario ( firma en conformidad de recepción de bienes /servicios adquirido / Nº

Fecha de

Nº de

Nombre del

Concepto

Monto del

Emisión

Comprobante

Comercio o Titular

( breve

Comprobante

del Comprobante

descripción

prestado).

• Casos Especiales:

del tipo de gasto)

Gastos de transporte (vía terrestre / aérea): solo se pueden rendir aquellos por los que

1

se pueda conseguir comprobantes según la descripción anterior, en el caso de

2

mendobus o abonos se debe pedir comprobante ( factura o Ticket ) y se deberá adjuntar

3

ticket o boleto correspondiente valorizados y nominados. Total Gastado

31

32

9 MODELO EJEMPLO DE COMPROBANTE Honorarios: Nombre del Comercio o

a- Propios: Factura o Recibo a nombre de “Subsecretaría de Cultura, Gobierno

Persona

de Mendoza”

Tipo de Comprobante: B -C-R

Titular del Comprobante

Podrá presentar una Factura o Recibo legal de una Asociación Cultural de su

Numeración del Comprobante Fecha de la compra Datos Impositivos del comercio o titular: CUIT

especialidad que este registrada en la Subsecretaria. Dirección del Comercio

b- de Terceros: comprobante a nombre de la ONG o responsable del proyecto.

N° de Ingresos Brutos

Podrá presentar una Factura o recibo legal de una Asociación Cultural de su especialidad que este registrada en la Subsecretaria.

Datos del comprador ( nombre de la persona o de la ONG)

3-PLAZO DE RENDICON:

Datos impositivos del comprador

Es de 30 días posteriores a la culminación del proyecto según lo pactado en el Acta Convenio.

Cantida

Prorroga, puede ser solicitada 10 días antes de la fecha indicada de finalización del proyecto.

d

N° de CUIT

Detalle del Bien o Servicio

Precio Unitari o

Precio Total

4- DOCUMENTACION QUE DEBE ADJUNTAR A LA RENDICION 9

Certificación detallada de las acciones llevadas a cabo en la CONTRAPRESTACION, emitida por el Municipio interviniente en el Anexo Contraprestación que Ud. propone.

9 Se deberá acompañar a la rendición de cuenta con documentación en cualquier soporte (prensa, fotografía, video, soportes analógicos y/o digitales, etc) que demuestre el alcance de los objetivos planteados y lo certifiquen fehacientemente, y en caso de corresponder, certificación que acredite el cumplimiento emitido por autoridad

Total

competente. Datos de la Imprenta

Numeración de los comprobantes

Impresos

5

33

34

VII.

RESUMEN

Todo proyecto generalmente deberá tener definido:

35